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E-Procurement: la evolución atrás del proceso de compras

Por: Daniel Vargas, Director HUB Supply Chain Management KPMG en Colombia

Lejos de ser una moda reciente, las herramientas de e-Procurement, han venido incursionando desde principios de este siglo, sin embargo, para hacer algo de historia, recordemos que las herramientas de apoyo a la función de compras han estado desde la misma aparición de la función de Abastecimiento en las compañías – algo que algunas personas (en particular si son  millennials), hoy día poco recuerdan.

Entre las más destacadas, se encuentran  las hojas de cálculo que a pesar del tiempo, aún perduran como herramienta por excelencia: VisiCalc al finalizar los 70´s, Lotus 1-2-3 al iniciar los 80´s y Excel desde 1985.

Desafortunadamente hemos caído en el error de tratar de convertir estás hojas de cálculo en una solución “todo en uno” de las áreas de abastecimiento y compras, por ejemplo es la herramienta usada como base de datos de inscripción de proveedores, para la evaluación de proveedores, para el registro de compras, para cálculo de ahorros, para documentar los archivos asociados a un RFP (Request for proposal), para hacer cuadros comparativos, administrar inventarios, controlar la facturación, monitorear las entregas de proveedores, controlar las solicitudes de compra pendientes de atender,  controlar órdenes de compra que no han tenido despacho del proveedor, entre otras muchas funciones. Pero a pesar de la inmensa versatilidad que puede tener una hoja de cálculo, dudo que quien las haya diseñado estuviera pensando que sería la solución de e-Procurement para las empresas del mundo y el mercado exigente en el cual nos encontramos inmersos.

Hoy en día, el reto que se afronta es mucho mayor, no solo para las áreas de compras, sino para estás hojas de cálculo: bases de datos de mayor tamaño, muchas más fuentes de información integradas, como los sistemas de planeación de materiales (MRP), sistemas de almacenamiento (WMS), sistemas de planeación de demanda (S&OP) y los sistemas de mantenimiento, sumado a las múltiples ubicaciones de la compañía y de los proveedores, así como nuevas regulaciones corporativas y locales que obligan a un monitoreo más exhaustivo tanto del proceso como de los involucrados en él: proveedores, compradores, áreas legales, etc.

Múltiples herramientas de “inteligencia de negocios” han sido adoptadas por las compañías como solución para el tratamiento de los datos y poder generar reportes e información de valor, sin embargo no están dirigidos a apoyar los procesos de la función de compras y contratación. Es por ello que existen hoy en día múltiples alternativas de herramientas de e-Procurement, diseñadas con el único fin de apoyar las áreas de compras en su gestión.

No es una moda, es una necesidad, por ejemplo habilitar la inscripción de proveedores en línea y que se permita cargar su documentación en la nube, esto ya es una obligación en un mundo globalizado. La herramienta apoya no solo el repositorio de información, sino la generación de alertas para compradores y proveedores para actualización de información mandatoria que está a punto de expirar.

A su vez, tampoco es una tendencia pasajera  que se permita el manejo de procesos licitatorios en línea, donde haya transparencia, donde los requisitos y los términos sean claros, donde hay facilidad de dar respuestas a los mismos desde cualquier lugar y a cualquier hora y las comunicaciones entre proveedores y compradores se puedan hacer sobre la misma herramienta sin derecho a suspicacias, y con acceso a cualquier auditoría en el futuro.

No es una novedad transitoria que podamos hacer subastas, manejar catálogos de materiales donde los usuarios puedan visualizar las descripciones y hacer su solicitud sin tener que pasar por unos procesos extensos de compras (pues ya está negociado con anterioridad). A la vez, tampoco es moda que podamos administrar contratos y habilitar a proveedores, compradores, abogados (o cualquiera que lo requiera) para hacer comentarios a proformas de contratos y tener un repositorio de cláusulas a las cuales acceder para construir un contrato en línea o tener aprobaciones de todos los involucrados y el control de su ejecución.

Hay gran diversidad de herramientas que incluyen muchas otras funcionalidades para la gestión de las compras, como es el caso de las evaluaciones  de proveedores en línea facilitando el acceso a estas evaluaciones de todos los involucrados (usuarios, compras, legal, etc.), otras funciones incluyen: la administración de solicitudes de pedido y de órdenes de compra que se generan hacia el portal del proveedor, el registro de entrega del proveedor (el proveedor puede notificar la entrega y el usuario revisa si otorga el recibo a satisfacción), la facturación automática para cruzar orden de compra, recibo y factura, entre muchos otros; todo lo anterior en un marco de portales en línea para proveedores y compradores,  y portales de reportes y análisis de gasto.

Si un departamento de compras tiene este tipo de herramientas, una importante porción del tiempo que se dedica a temas operativos puede ser dedicado a estrategias de abastecimiento que resulten en soluciones gana-gana para los proveedores y la compañía, y así poder lograr el tan anhelado objetivo de ser un centro de beneficio para la organización.

No solo es ahorro en precio, es control de consumos, aprovechamiento de descuentos en facturación, trazabilidad, eficiencia en entregas y ciclos de aprobación. Es visibilidad, transparencia, movilidad,  gestión eficiente de la facturación,  entregas de proveedores y de cumplimiento de contratos. Por donde lo vea son múltiples los beneficios.

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