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Facturación electrónica, más allá de la obligatoriedad

Facturación electrónica, más allá de la obligatoriedad

La DIAN publicó un borrador de resolución donde se seleccionan los grandes contribuyentes deben estar listos como facturadores electrónicos.

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Facturación electrónica, más allá de la obligatoriedad

Por: Daniel Vargas, Director HUB Supply Chain Management KPMG en Colombia

Durante el presente año se ha mencionado con regularidad la resolución 00076 del 1 de Diciembre de 2016, por la cual se califican algunos contribuyentes, responsables y agentes de retención como Grandes Contribuyentes, y también se oyen los rumores sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica en 2018.
Lo que pocos saben es que recientemente la DIAN publicó un borrador de resolución donde se seleccionan unos contribuyentes para facturar electrónicamente y con ello los rumores pasan a ser una realidad en el corto
plazo.

Si todo sale como se prevé, en el primer semestre de 2018 los grandes contribuyentes deben estar listos como facturadores electrónicos. Pero, ¿qué significa esto? Pocos empresarios identifican la verdadera dimensión de lo que ello implica: algunos opinan que puede ser simplemente una iniciativa ecológica de reducción del uso
de papel que podría aportar a la visión sostenible del país, otros, lo consideran como la forma en que la dirección de impuestos de Colombia podrá reducir la evasión de pago de impuestos por parte de las empresas, y otros cuantos creen que puede ser una nueva moda y decidan hacer caso omiso y solucionarlo emitiendo facturas en PDF o en imágenes para enviar por correo electrónico.

Sin embargo, facturar electrónicamente trasciende la simple resolución y la obligatoriedad, así como cualquiera de los puntos arriba mencionados. ¿Se ha pensado, por ejemplo, en lo que implica la recepción de dichas facturas? Especialmente porque hay grandes contribuyentes que son proveedores de otros grandes contribuyentes, y los primeros harán facturación electrónica a los últimos. ¿Cómo se organiza el proceso de recepción de facturas? De hecho, ¿cómo se organizan los sistemas para la integración de la Orden de compra, el recibido y la factura electrónica?

Pues bien, este y otros aspectos son los que subyacen a esta nueva legislación: en el futuro muy cercano estaremos asegurando la emisión de facturas electrónicas, lo que también implica que las anulaciones, devoluciones por daño, los recibidos incompletos u otros aspectos operativos que causan ajustes en la facturación ya no se puedan realizar en el sistema interno con ajustes contables, pues la factura ya se encuentra en la dirección de impuestos y en el cliente, lo cual implicaría la  implementación de notas
crédito de forma electrónica relacionadas a una factura en particular.

Retomemos uno de los puntos críticos de esta resolución: el de los proveedores y clientes. Si la factura electrónica llega al mismo tiempo al cliente y a la dirección de impuestos, ¿cómo manejar los soportes de entrega de los bienes y servicios? ¿Será posible  adjuntarlos a esta factura de forma digital o con imágenes también? ¿Cómo se manejarán los reportes de caja menor o de gastos de viaje si existe una diferencia temporal entre la fecha de la emisión de la factura y la fecha en que son reportados estos gastos a la
contabilidad?

A pesar de los muchos interrogantes que surgen con esta nueva iniciativa, la verdad es una propuesta
con muchas ventajas desde el punto de vista de trazabilidad, disminución de esfuerzo administrativo, costos de papelería y sostenibilidad (menos papel), entre otros, siempre y cuando sea implementada forma adecuada. La facturación electrónica ya se ha implementado  en varios países y es una práctica recomendada, el punto clave es entender que no es simplemente una obligatoriedad, pues tiene impactos en los procesos de la organización y de tecnología. Contar con un buen habilitador tecnológico, autorizado por la DIAN, que soporte múltiples funcionalidades (no la simple encriptación electrónica), y permita una integración fácil con el sistema actual es vital, así como asesorarse bien en el montaje de la solución y en el diseño los procesos que la respaldan, con una visión integral, son algunas de las principales recomendaciones para lograr una transición exitosa a la facturación electrónica.

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