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Consultorio Tributario Noviembre 16

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¿Se encuentra sujeto a retención en la fuente el reembolso de los gastos de viaje de un contratista?

Mediante acuerdo de voluntades los trabajadores independientes o contratistas pueden pactar que los gastos de viaje necesarios para prestar el servicio sean asumidos por el contratante, por lo cual es frecuente, en el ámbito comercial, que las empresas reembolsen este tipo de gastos que no se habrían originado de no requerirse el desplazamiento del contratista, sin que ello constituya una contraprestación de los servicios contratados.  

Así las cosas, el reembolso de los gastos de viaje no constituye un ingreso para el trabajador independiente, y no busca incrementar su patrimonio neto o mejorar su situación económica, dado que estos pagos pretenden restituir el gasto que el contratista asumió temporalmente a nombre de la empresa contratante, lo que de acuerdo con el artículo 26 del Estatuto Tributario no constituye un ingreso gravado con el impuesto de renta o con el impuesto de ganancias ocasionales.  

En esta medida, y en concordancia con la doctrina de la DIAN, estos pagos no se encontrarían sujetos a retención en la fuente a título del impuesto de renta, puesto que al ser la retención en la fuente un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto no puede predicarse su aplicación sobre pagos o abonos en cuenta que no constituyen un ingreso tributario.

No obstante, la DIAN a través del concepto 023230 de 2015 señaló que contractualmente es necesario discriminar el valor del servicio contratado del de los reembolsos de gastos, con el fin de que los reintegros que realice el contratante no se encuentren sujetos a retención en la fuente. Al respecto, es recomendable que las partes señalen en el contrato el monto o mecanismo de determinación de los honorarios y/o servicios contratados, así como que se delimiten los gastos que serán asumidos por la empresa mediante el reintegro de gastos y las condiciones que ellos deberán cumplir para su efectivo reembolso, lo anterior para evitar cuestionamientos de naturaleza fiscal respecto a su deducción o respecto a su situación impositiva, así como para dar claridad a las partes de qué conforma la remuneración del servicio.  

Por otra parte, es importante considerar que los reembolsos de gastos poseen características propias de los contratos de mandato, por lo cual, para efectos fiscales en estas operaciones el contratista adquiere la calidad de mandatario y la empresa de mandante, acarreando para el contratista el deber de asumir la calidad tributaria de su mandante, y así practicar las respectivas retenciones en la fuente de los pagos o abonos en cuenta que realice a su nombre, en otras palabras, en los reembolsos de gastos, los trabajadores independientes suelen adquirir obligaciones formales que deben ser de cuidadosa revisión y que normalmente no son consideradas.  

Cláusula de Responsabilidad

Las opiniones expresadas en este Consultorio Tributario se basan en nuestra interpretación de las normas legales vigentes. Es posible que las autoridades de control no compartan nuestros criterios jurídicos. Esta columna ofrece una información general y no pretende dar asesoría específica legal a casos particulares.

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