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Outils de travail

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Le marché de l'administration de la preuve électronique acquiert de la maturité, ce qui facilite l'accès aux outils sophistiqués et aux capacités d'investigation pour les cabinets d'avocats et les organisations de toutes tailles. Chris Walker, directeur principal du groupe Enquêtes technologiques de KPMG au Canada, s'est entretenu avec Susan Wortzman, associée chez McCarthy Tétrault, et Michael Condé, directeur des Services de preuve électronique chez Borden Ladner Gervais, pour discuter de cette évolution.​

Chris Walker (CW) : Vous avez tous les deux surveillé l'évolution des outils d'administration de la preuve électronique tout au long de votre carrière pour le compte de vos cabinets et clients respectifs. À la lumière de votre expérience, quelles sont vos constatations sur l'évolution des outils d'administration de la preuve électronique?

Susan Wortzman (SW) : L'évolution a été fulgurante. Il y a à peine 10 ans, nous ne faisions pas beaucoup plus que de la déduplication et de la recherche par mots clés. À présent, les outils offrent des fonctions d'analytique visuelle, de suivi du fil des courriels, de codage prédictif et d'apprentissage actif continu, ainsi que des capacités analytiques permettant de détecter des quasi-doublons dans plusieurs formats. Il s'agit d'un univers complètement différent sur le plan de la rapidité, des capacités et des fonctionnalités des ressources en matière d'administration de la preuve électronique.

Michael Condé (MC) : J'ajouterais qu'il y a eu une augmentation exponentielle tant de la vitesse de traitement des données que des fonctionnalités offertes par les outils de traitement. Par conséquent, les outils sont beaucoup plus performants pour trier les informations non pertinentes avant même que les données ne parviennent à un outil d'examen de documents.

CW : Qu'en est-il du marché des logiciels d'administration de la preuve électronique? Comment le marché a-t-il évolué par rapport aux logiciels en tant que tels?​

MC : Les choix s'imposent désormais de façon beaucoup plus claire. Des leaders de marché se sont taillé une place, ce qui n'était pas le cas il y a à peine cinq ans. Il y a dix ans, notre cabinet essayait de trouver une solution de rechange pour notre logiciel maison de gestion des documents de preuve électronique, et nous avons dû abandonner après deux ans, car aucun outil suffisamment perfectionné pour gérer nos exigences n'était sorti du lot. Nous avons attendu que le marché évolue, et lorsque ce fut le cas, c'est avec une confiance beaucoup plus solide que nous avons été en mesure de faire un choix.

CW : Cette évolution réside en partie dans le fait que les outils sont devenus plus sophistiqués et plus flexibles. Il est possible d'acheter un outil qui répond à nos besoins et de le personnaliser afin de lui ajouter des fonctionnalités supplémentaires. Mais lorsque la flexibilité augmente et que les fonctionnalités se multiplient, on s'attend à ce qu'en eux-mêmes, les outils d'administration de la preuve électronique nécessitent moins d'intervention humaine, car les processus s'automatisent. Croyez-vous que ce soit effectivement le cas?​

SW : Non. Et je peux l'affirmer parce que, bien qu'il soit clair que ces outils deviennent plus sophistiqués, nous avons quand même besoin de personnes qui ont les bonnes compétences pour les utiliser comme il se doit. J'entends trop souvent des histoires de gens qui tentent de diriger un projet de codage prédictif pour finir par abandonner, car ils ne comprennent pas le flux des travaux ou les résultats. Je suis convaincue que l'issue aurait été tout autre si la personne avait eu une meilleure formation et une expertise plus poussée. Je crois que l'intervention de personnes très expérimentées ayant de solides connaissances demeure essentielle pour assurer le fonctionnement efficient et efficace de ces outils.

MC : Je ne crois pas non plus que nous en soyons rendus à ce point. Les outils continueront bien sûr à cumuler les fonctionnalités, mais nous aurons encore besoin de professionnels expérimentés qui travaillent de concert avec les outils à chacune des étapes d'un projet pour traiter les anomalies et assurer l'exactitude.​

CW : Les fonctionnalités analytiques que comportent les outils modernes d'administration de la preuve électronique ont transformé le processus d'examen de documents. La vieille méthode linéaire d'examen de documents (c.-à-d. un document à la fois) a été remplacée par une méthode d'échantillonnage fondée sur des statistiques. Cette transformation a-t-elle été une pierre d'achoppement pour vos avocats?

SW : L'époque de l'examen linéaire, un document à la fois, est maintenant révolue. Les outils modernes d'administration de la preuve électronique permettent de réaliser des gains d'efficience majeurs et de mieux comprendre les données. Nous avons toutefois du mal à faire en sorte que certains avocats adhèrent au nouveau processus, car ils croient qu'il y a encore trop d'inconnues. La nouvelle méthode comporte l'analyse de documents sur une base statistique, et sera donc toujours accompagnée d'une marge d'erreur (un compromis à l'efficience). Par exemple, nous affirmons souvent que l'examen est à 98 % exact selon les résultats de l'échantillon. Les avocats s'interrogent sur la marge d'erreur et se demandent ce qui a pu être omis dans le processus. Nous oublions parfois que les humains non plus ne sont pas parfaits et qu'il y a toujours eu une marge d'erreur, même si elle n'a pas explicitement fait l'objet de discussions. Nous devons atteindre des résultats défendables et raisonnables, et non la perfection.

MC : Même si la marge d'erreur de 2 % peut sembler mince, il est parfois difficile de convaincre un avocat de faire confiance au processus, aussi petite la marge d'erreur soit-elle. En revanche, comme l'ont démontré certaines études, le codage prédictif demeure plus précis que l'examen par un humain. Je ne crois pas que les avocats l'ont encore véritablement compris.​

CW : Parlons du coût de l'administration de la preuve électronique. Le volume des données explose, et bien que le coût de leur hébergement et de leur gestion diminue, les coûts globaux vont en augmentant en raison de cet accroissement. Alors que les organisations s'efforcent déjà de suivre la cadence de ces coûts, comment justifie-t-on des investissements dans de nouveaux outils d'administration de la preuve électronique?

MC : C'est bien vrai. Les outils sont fantastiques, mais ils sont aussi beaucoup plus coûteux qu'avant. Il n'est pas toujours facile de démontrer la valeur d'un outil, mais je crois que les gens commencent à percevoir les avantages de cette technologie par rapport aux vieilles méthodes linéaires d'examen de documents.

SW : Dans tout projet d'administration de la preuve électronique, l'étape la plus coûteuse est toujours celle de l'examen des documents. La bonne nouvelle, c'est que ces coûts sont à la baisse, car nous examinons de moins en moins de documents en raison des fonctionnalités qu'offrent les outils, comme le codage prédictif, l'apprentissage machine et l'analytique avancée. En même temps, le volume des données augmente, donc il y a un facteur d'attraction et de répulsion en lien avec le coût. En fin de compte, le coût de l'administration de la preuve électronique est lié à la maturité du marché et à celle des joueurs clés du milieu. À mesure que nous continuerons de peaufiner nos processus et de gérer plus efficacement le volume des données, les coûts seront plus faciles à contrôler.

CW : Que recherchait votre organisation au moment du choix d'un outil d'administration de la preuve électronique?​

MC : Nous recherchions un outil qui pouvait offrir de meilleures capacités et une plus grande collaboration entre nos bureaux partout au pays; nous recherchions également un outil qui venait avec des options intéressantes, comme le suivi du fil des courriels et l'analytique avancée. Nous avions aussi opté pour une solution hébergée plutôt que pour une implémentation locale, ce qui a permis de limiter nos choix. Après deux séries de recherches, nous avons choisi un outil unique qui avait l'avantage de jouir de l'appui d'un grand nombre de fournisseurs.

SW : Pour notre cabinet, nous avions besoin de l'outil qui nous offrait le plus de fonctionnalités et le plus de contrôle possible à l'égard des données. Pour d'autres clients, notre expérience a été un peu différente, ce qui démontre qu'il n'existe pas de solution universelle. Nous avons collaboré avec un certain nombre de cabinets d'avocats de petite et de moyenne taille qui étaient passés par un processus de sélection similaire. Nous avons d'abord dû déterminer le type de cas gérés par le cabinet, l'envergure de ces cas et les besoins spécifiques du cabinet. Certaines organisations ne sont pas nécessairement préoccupées par la collaboration ou les capacités. En nous penchant sur la totalité du spectre de l'offre sur le marché et en tenant compte des exigences propres à chaque organisation, nous étions plus à même de choisir différentes solutions pour différents cabinets.

CW : Vous avez évoqué les solutions hébergées; assurément, surtout dans le cas des organisations de petite ou de moyenne taille, une solution hébergée donne accès à un niveau de technologie plus avancé et offre la souplesse d'adopter ultérieurement de meilleures technologies. Pourquoi une solution hébergée vous convenait-elle?​

MC : Honnêtement, au début, je n'étais pas chaud à l'idée d'opter pour une solution hébergée. Je tenais à ce que l'outil d'administration de la preuve électronique soit protégé par notre coupe-feu interne. Cependant, après en avoir appris davantage sur la solution hébergée et avec l'expérience acquise à cet égard, je réalise maintenant que grâce à l'association avec un fournisseur externe, nous bénéficions de beaucoup plus de souplesse et avons accès aux meilleurs outils. Cela dit, lorsque nous avons accepté la solution hébergée, il était très important pour nous de disposer des droits d'administration de l'outil de sorte que l'équipe interne des Services de preuve électronique chez BLG puisse avoir plus de contrôle à l'égard des données de sortie, des processus et des méthodes, comme si l'outil nous appartenait.

Comme l'a mentionné Susan, il s'agit essentiellement d'une question de besoins et de pratiques spécifiques. Personnellement, je conseillerais fortement aux cabinets d'envisager une solution hébergée gérée, car elle permet d'équilibrer les règles du jeu et donne accès à des capacités internes accrues pour des cabinets de toutes tailles. Il n'y a rien de pire que d'acheter une solution et de la déployer à l'interne, pour se rendre compte qu'elle sera pratiquement désuète dans cinq ans. Nous vivons dans un monde qui évolue à une vitesse fulgurante, donc le recours à un service hébergé procure dès le départ des fonctionnalités des plus avancées, en plus d'éliminer les inquiétudes et les coûts liés à l'obsolescence.

CW : Avez-vous d'autres conseils à donner aux organisations qui souhaitent choisir un outil d'administration de la preuve électronique?​

SW : Il faut demeurer flexible. La technologie est en constante évolution, donc étudiez soigneusement vos investissements pour vous assurer de tirer pleinement parti de ces avancées. Vous ne voulez pas être lié à un outil qui ne sera plus à l'avant-garde dans trois ans ou qui sera carrément désuet. Trouvez l'équilibre entre une solution qui répondra à vos besoins quotidiens et une qui fonctionnera à long terme.

Finalement, et surtout, vous avez besoin de personnel pour utiliser les outils. Vous pouvez vous procurer l'outil le plus sophistiqué qui existe sur le marché, si vous n'avez pas les bonnes personnes ou les bons processus pour le faire fonctionner, votre outil stagnera et les avantages potentiels de votre investissement s'amenuiseront.​