Une fondation solide | KPMG | CA
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Une fondation solide

Une fondation solide

Heather Cheeseman, associée, Audit interne, risques et conformité et Bruce Willis, associé et leader national, Audit interne, risques et conformité, KPMG au Canada

Lorsqu'un appel public à l'épargne est entrepris, il importe que la fondation soit solide. Chaque étape menant à une introduction en bourse doit être appuyée par une vision unique, des engagements des parties prenantes et une connaissance précise et à jour de la position actuelle de l'organisation. Pour bien ancrer cet appui, il est essentiel de mettre en place des contrôles internes adéquats.

« Si votre équipe de gestion souhaite entrer en bourse, vous devez être convaincu que les informations que vous utilisez pour analyser l'organisation et prendre des décisions sont exactes, à jour et exhaustives », souligne le chef des finances d'un important détaillant de vêtements canadien, qui a piloté le premier appel public à l'épargne (« PAPE ») de la société en 2017, ainsi que d'autres PAPE, avant de s'y joindre.

« Notre objectif, poursuit-il, consistait notamment à intégrer les contrôles adéquats selon le cadre le plus efficace pour obtenir des informations plus rapidement, afin de pouvoir générer continuellement des mises à jour sur notre rendement par rapport à nos objectifs stratégiques, et par-dessus tout, adapter au besoin notre stratégie en fonction des résultats en temps réel de l'entreprise. »

Plaider pour des contrôles

La décision du détaillant de s'inscrire en bourse était une étape naturelle de ses ambitions d'expansion. La société souhaitait ainsi renforcer son image, puiser dans un plus grand bassin de talents, élargir son réseau mondial de fournisseurs et trouver de nouvelles sources de financement pour atteindre ses objectifs de croissance ambitieux.

​Fort de son expérience dans les PAPE, le chef des finances a reconnu la nécessité d'investir dans un cadre de contrôle interne qui placerait la société dans une position favorable pour son inscription en bourse.

« Une fois que vous avez participé à un PAPE, vous saisissez l'importance d'avoir des informations financières à jour et fiables, mentionne-t-il. On a tendance à simplement présumer que l'information est bonne et que nous avons seulement besoin des états financiers annuels, tandis qu'en fait, il faut que des contrôles soient en place pour générer des informations exactes qui nous permettront de prendre des décisions d'affaires rapidement. Ainsi, lorsque nous nous lançons dans un projet tel qu'un PAPE, il est clair que nous avons besoin d'un cadre. »

La nécessité de mettre en place un cadre de contrôle interne vient avec l'exigence d'obtenir l'appui des gestionnaires et du conseil d'administration de l'organisation. Le chef des finances se rappelle qu'il a heureusement été facile de plaider pour un investissement dans un cadre de contrôle interne. « J'ai présenté au conseil d'administration un examen des forces de la société et des occasions qui se profilaient à l'horizon. Lorsqu'ils ont vu jusqu'où la société pouvait aller et compris comment la présence de données systématiquement exactes nous permettrait d'atteindre cet objectif, les membres du conseil ont reconnu qu'il fallait tenter d'établir un cadre approprié. »

Choisir un cadre

Il n'existe pas d'approche unique pour établir un cadre de contrôle interne. Le défi consiste à trouver le bon système qui permet d'assurer un bon équilibre pour l'organisation. Dans le cas du détaillant canadien, il s'agissait du cadre adapté à nos besoins du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (« COSO »), défini par celui-ci comme étant un processus mis en œuvre par le conseil d'administration, la direction et d'autres membres du personnel d'une entité, qui vise à procurer une assurance raisonnable concernant l'atteinte des objectifs liés au fonctionnement, à l'information et à la conformité.

​« Ce qui m'a plu dans ce cadre était son approche fondée sur le risque, souligne le chef des finances. Il ne s'agit pas d'un cadre standard et typique selon lequel nous devons examiner chaque aspect un par un; il met plutôt l'accent sur nos priorités et sur les domaines les plus à risque. »

La souplesse du cadre adapté à nos besoins constituait un autre avantage. Elle permettait à l'organisation de croître et d'évoluer au-delà du PAPE, en utilisant d'autres éléments du cadre pour s'assurer que ses contrôles fonctionnaient comme prévu et s'alignaient à ses objectifs.

« L'approche descendante du cadre apportait un soutien supplémentaire, note le chef des finances. Je crois que de nombreuses sociétés perdent de vue le fait que tout le monde doit participer au processus, y compris le conseil d'administration. »

Une approche axée sur la collaboration

Selon le chef des finances, le choix du cadre du COSO a représenté une étape importante, à l'instar de la recherche d'un soutien à la gestion des risques adéquat pour intégrer à l'organisation le cadre adapté à nos besoins.

« J'ai toujours cru que la meilleure approche consistait à collaborer avec une personne qui peut porter un regard extérieur sur la société, évaluer notre gouvernance et notre environnement de contrôle et nous aider à établir un cadre qui nous permettra non seulement d'évaluer les contrôles, mais de comprendre ce qui sera nécessaire dans l'avenir, mentionne-t-il. Cette approche a grandement contribué à ce que nous tirions pleinement profit de cet exercice. »

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Ce soutien pour l'avenir ne cesse de favoriser le succès du détaillant. Le cadre adapté à nos besoins a permis non seulement de stimuler les activités, mais également d'insuffler un regain de confiance parmi le personnel, les parties prenantes et les analystes du secteur d'activité relativement à la croissance de l'organisation.

« Le fait de savoir que nous suivons un cadre, que nous avons des contrôles en place et que nous les évaluons régulièrement donne à plusieurs personnes la certitude que les informations que nous présentons sont exactes, fait remarquer le chef des finances. Je suis impatient de présenter aux membres du conseil d'administration les résultats de nos travaux relatifs au contrôle interne, car je crois qu'ils pousseront alors un soupir de soulagement, sachant que les informations présentées sont à jour et exactes. Avec le temps, leur niveau de confiance augmentera à mesure que nous leur présenterons des informations et des attestations sur une base régulière. »

En ce qui concerne la capacité de l'organisation à maintenir ce niveau de confiance, le chef des finances précise qu'« après un certain temps, les contrôles font partie de votre ADN. Ils deviennent une opération de routine, et c'est ce qu'ils devraient être; vous pouvez ainsi consacrer votre temps et vos efforts à faire croître l'organisation et à utiliser les informations qui résultent de ces contrôles ».

​Leçons apprises

Bien que le PAPE de l'organisation ait été le troisième auquel il a participé, le chef des finances est le premier à reconnaître que l'expérience vécue par chaque organisation est unique. Néanmoins, il a appris plusieurs leçons dans le cadre de ce processus, la première étant qu'aucune transformation majeure n'est à l'abri d'un échec si elle n'est pas soutenue par la bonne équipe.

« Vous devez vous assurer d'être entouré par les bonnes personnes. Vous pouvez collaborer avec des tiers qui ont participé à ce processus par le passé, ou encore intégrer de nouveaux talents dans votre service des finances pour la surveillance de vos contrôles, comme nous l'avons fait », ajoute-t-il.

Une autre leçon apprise est qu'il est judicieux d'évaluer les contrôles actuellement en place et les capacités organisationnelles d'une société afin de mieux comprendre ses besoins et d'éviter de consacrer temps et ressources à des changements non nécessaires. Il conclut que dans un processus d'appel public à l'épargne, il est payant de prendre son temps. « Vous devez être proactif, affirme-t-il, surtout si vous intégrez de nouveaux contrôles. Même si votre projet d'inscription en bourse n'est pas un objectif immédiat, il n'y a aucun mal à faire l'exercice aujourd'hui. Vous obtiendrez des informations exactes et à jour qui ne pourront qu'être bénéfiques pour votre entreprise. »​