Arguments pour la numérisation des données | KPMG | CA
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Arguments pour la numérisation des données

Arguments pour la numérisation des données

L’évolution de la numérisation a favorisé une meilleure fiabilité de l’entreposage.

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​Peu de ressources sont plus précieuses et plus vulnérables que les données. Elles sont le lien entre l'entreprise et son passé, et la fondation sur laquelle celle-ci bâtira ses futures stratégies. Sans compter qu'aujourd'hui, les données constituent souvent l'atout maître qui permet de dénouer les litiges, ce qui en fait un bien que les organisations doivent protéger afin de pouvoir les produire au besoin.

Par le passé, les données importantes à conserver étaient enregistrées sur des bandes magnétiques qui étaient ensuite entreposées dans un lieu présumément sûr, mais où leur état risquait de se dégrader. Cette méthode répondait alors aux politiques de conservation en vigueur. Toutefois, les progrès techniques réalisés au chapitre de la numérisation et la réduction des coûts d'entreposage ont favorisé l'émergence de solutions plus fiables – et aussi plus responsables – pour conserver les données.

Cela ne signifie pas que les entreprises avaient tort de recourir à ce moyen à l'époque, puisque l'enregistrement sur bande a constitué la seule option possible pendant des décennies. Par contre, nous savons aujourd'hui que ce type de média « à l'ancienne » présente des risques de corruption, de détérioration ou de perte au fil des années. De plus, il n'est pas certain qu'au moment où il voudrait ressortir les bandes, leur propriétaire dispose de l'appareil nécessaire pour les lire.

Il y a un autre risque, plus important encore, à se fier uniquement aux bandes de données et c'est le coût. Dans l'éventualité où une organisation se trouverait dans l'obligation d'extraire de l'information contenue sur des milliers de bandes, le temps et le coût d'extraction par incident seraient en effet considérables.

Heureusement, il existe une meilleure façon d'accéder à ces données puisque nous disposons maintenant de la technologie et de l'expertise pour extraire – dédupliquer - numériser et archiver les données des vieilles bandes sur une plateforme facilement accessible. Ce processus de destruction juridiquement défendable permet de bâtir une infrastructure centralisée d'où les données requises peuvent être retirées de manière fiable et en temps réel. Non seulement l'entreprise peut-elle ainsi réduire ses coûts et assurer la sécurité de ses données, mais elle diminue aussi sensiblement le risque de s'exposer à des pénalités ou à des litiges en raison du traitement inadéquat des données.

Naturellement, la transition vers un système de destruction juridiquement défendable exige un certain investissement que de plus en plus d'organisations n'hésitent pas à faire compte tenu des coûts (et du temps) associés à l'extraction des données des bandes au cas par cas. Et à une époque où tout repose sur les données, vous aurez l'esprit tranquille, sachant que votre plus précieuse ressource est facilement accessible et à l'abri des risques de corruption et autres.

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