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La direction et le CA privilégient un système de contrôle interne efficace

Un système de contrôle interne efficace : une priorité

Cet article, deuxième d’une série de trois, porte sur les attestations du chef de la direction et du chef des finances.

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Contrôles internes, systèmes, conseil d’administration

Un système de contrôle interne fournit à une organisation l’assurance raisonnable que ses objectifs seront atteints et ses obligations respectées en ce qui a trait à la présentation de l’information externe et à la conformité aux lois et aux règlements. À l’inverse, l’absence de contrôles appropriés pourrait avoir des répercussions sur l’attestation du chef de la direction et du chef des finances en vertu du Règlement 52-109, et attirer inutilement l’attention des autorités de réglementation, tout particulièrement si la direction ne peut pas attester du caractère approprié des contrôles qu’elle a mis en place, ou si des contrôles faibles ont donné lieu à une omission en matière de présentation de l’information. Pour éviter les problèmes et s’assurer de l’efficacité générale du système de contrôle interne, il est essentiel que la direction et les administrateurs se montrent proactifs.

Sept éléments que la direction doit prendre en considération

  1. Prêcher par l’exemple – La direction doit donner le ton approprié concernant l’importance du contrôle interne. Des instructions et des directives claires provenant de l’échelon supérieur facilitent l’atteinte des objectifs de l’entité.
  2. Décider la manière d’aborder les contrôles – Les contrôles internes devraient refléter les risques identifiés. Le personnel, les aptitudes, les compétences et les jugements sont tous des éléments qui varient d’une entité à l’autre et qui ont des répercussions sur le contrôle interne. Ainsi, les contrôles doivent refléter l’environnement et le secteur d’une organisation, de même que la complexité de sa structure, de sa culture et de ses opérations.
  3. Contrôles de la bonne ampleur – Le COSO 2013 énonce les composantes du contrôle interne et les principes qui sous-tendent chacune d’entre elles. Les principes sont applicables aux petites entités comme aux plus grandes, toutefois la façon de les aborder variera.
  4. Présence d’éléments probants – La direction devrait s’assurer que des éléments probants convaincants appuient sa détermination selon laquelle le système de contrôle interne est efficace (le sujet est abordé plus en détail dans le troisième article de cette série intitulé Qu’est-ce qu’un élément probant convaincant dans le contexte des systèmes de contrôle interne?).
  5. Évaluation – La surveillance continue fait partie du système de contrôle interne en lui-même. La direction devrait régulièrement s’entretenir avec le conseil d’administration au sujet des questions liées au contrôle interne, notamment en ce qui concerne les changements apportés, le processus d’évaluation et les déficiences identifiées, y compris la prise de mesures correctives en temps opportun.
  6. Se tenir à jour – Il est nécessaire d’examiner et de mettre à jour régulièrement les contrôles afin de s’assurer qu’ils sont adaptés aux changements au sein de l’organisation. Les acquisitions ou les cessions d’entreprises, le développement de nouveaux produits, les changements au sein du personnel, les nouvelles technologies et les règles en évolution sont tous des facteurs susceptibles d’avoir des répercussions sur le contrôle interne.
  7. Évaluation du coût par rapport aux avantages – Il convient de déterminer comment l’entité évalue le coût par rapport aux avantages des différentes options qui s’offrent à elle pour son système de contrôle interne. Le coût à lui seul ne constitue pas une bonne raison pour ne pas mettre en place un système de contrôle interne.

Quatre éléments que le conseil d’administration doit prendre en considération

  1. Exercer ses activités de façon indépendante
    S’assurer que le conseil d’administration compte des membres qui sont indépendants de la direction et qui font preuve d’objectivité dans le cadre d’évaluations et de prises de décision.
  2. Appliquer l’expertise pertinente
    S’assurer que le conseil évalue régulièrement si ses membres possèdent les compétences et l’expertise nécessaires qui leur permettent de poser des questions d’approfondissement au sujet de la haute direction, et de prendre les mesures qui s’imposent. Les connaissances appropriées des membres du conseil de même que l’attention et la communication entre eux constituent une manière efficace de compenser l’effet de contournements par la direction, s’il y a lieu.
  3. Établir le ton que donnera la direction
    De concert avec la direction, donner le ton approprié; au moyen de directives, de mesures et de comportements, démontrer l’importance de l’intégrité et des valeurs éthiques qui sous-tendent le fonctionnement du système de contrôle interne.
  4. Établir les responsabilités de surveillance et s’en acquitter
    (consulter l’annexe A [PDF 91 Ko]) Reconnaître explicitement les responsabilités de surveillance et s’en acquitter activement. Questionner de façon constructive la direction afin de s’assurer que des structures et des processus appropriés existent, en vue de fournir au conseil des informations suffisantes et appropriées, en temps opportun.

Principales questions que doivent se poser la direction et le conseil d’administration

  • La direction et le conseil d’administration exercent-ils efficacement leur rôle dans le processus de contrôle interne?
  • Possédons-nous un système de contrôle interne dynamique qui évolue de pair avec l’organisation?
  • Avons-nous la conviction que notre système de contrôle interne est efficace?
  • Nos auditeurs ont-ils des commentaires / des préoccupations au sujet de notre système de contrôle interne?
  • Les communications reçues des autorités de réglementation indiquent-elles des problèmes avec notre système de contrôle interne?

Il est essentiel de mettre en œuvre et d’entretenir un système de contrôle interne efficace et approprié dans l’environnement réglementaire actuel. Pour ce faire, la prise de mesures nécessaires devrait être une priorité tant pour la direction que pour le conseil d’administration.

 

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