Personeelsplanning in de publieke sector

Personeelsplanning in de publieke sector

De publieke sector is voortdurend in evolutie, wat zich vertaalt in heel wat efficiëntie-oefeningen en herstructureringen. Binnen deze context krijgt de overheid met verschillende uitdagingen te maken. Deze uitdagingen komen bovendien tot uiting op het moment dat er een personeelsplan (“PEP”) opgemaakt moet worden. Een PEP is daarom vaak een uitgelezen gelegenheid om een aantal van die uitdagingen aan te pakken, maar de opmaak ervan kan daardoor tegelijk een complexe en intensieve oefeningen blijken.

Gerelateerde content

personeelsplanning

De publieke sector is voortdurend in evolutie, wat zich vertaalt in heel wat efficiëntie-oefeningen en herstructureringen. Entiteiten binnen de Vlaamse overheid worden overgebracht naar de federale, of omgekeerd. Zowel bevoegdheden als personeel, budgettaire en logistieke middelen worden overgeheveld. Binnen deze context krijgt de overheid met verschillende uitdagingen te maken, zoals: 

  • Het uitvoeren van nieuwe, andere of bijkomende taken en bevoegdheden;
  • Het realiseren van zowel economische (performantie, efficiëntie en effectiviteit) als sociaal-maatschappelijke meerwaarde (kwaliteit van arbeid);
  • Het werken als een flexibele, innovatieve organisatie (bv. minimale hiërarchie, vereenvoudigde procedures); 
  • Het doorvoeren van kostenbesparingen binnen grenzen opgelegd aan het personeelsbestand (zoals het principe van budgetneutraliteit). 

Deze uitdagingen komen bovendien tot uiting op het moment dat er een personeelsplan (“PEP”) opgemaakt moet worden. Een PEP is daarom vaak een uitgelezen gelegenheid om een aantal van die uitdagingen aan te pakken, maar de opmaak ervan kan daardoor tegelijk een complexe en intensieve oefeningen blijken. 

 

Een holistische benadering helpt om die complexiteit te beheersen en om te vormen tot een opportuniteit voor evolutie en groei. 

Allereerst is het van belang om een grondig inzicht te verkrijgen in de huidige organisatie. De nood om een personeelsplan te ontwikkelen of aan te passen staat in de realiteit zelden los van organisatie-gerelateerde uitdagingen. Wijzigingen in de missie en doelstellingen van een organisatie, de structuur, de systemen of onderliggende processen, kunnen een grote impact hebben op de huidige en toekomstige werklast, en bijgevolg ook op het personeelsbestand. Het in kaart brengen van de huidige werkprocessen en de organisatiestructuur, en een meting van de werklast, vormen het startpunt voor de toekomst. 

 

Op basis daarvan, kan vervolgens de toekomstige organisatie vorm gegeven worden. Dat gebeurt door wijzigingen op één of meerdere vlakken zoals procesinrichting en procesflows, organisatiestructuur en werklastverdeling. Van daaruit zal blijken of een aangepast personeelsplan noodzakelijk blijkt. Hierbij kunnen meerdere vragen tegelijkertijd naar boven komen. Hoeveel en welk type van functies heeft de organisatie nodig, gezien de korte en lange termijn doelstellingen? Hoe kan de organisatie “meer doen met minder middelen” binnen het personeelsbestand? Hoe zorgt de organisatie voor een personeelsbestand dat flexibel kan inspelen op de werklast? Heeft de organisatie de juiste competenties en profielen in huis? Hoe gaat de organisatie om met onbillijkheden in het personeelsbestand (bv. over- of ondercompensatie)? 

 

Voor sommige overheidsorganisaties komt hier nog bij dat er rekening gehouden moet worden met een nieuw functieclassificatiesysteem. Dat betekent dat bestaande functieprofielen vertaald moeten worden naar dit nieuwe systeem, en gewogen moeten worden. Dit brengt heel wat uitdagingen met zich mee (bv. onderscheid kunnen maken tussen functie en functiehouder in de classificatie, bewaken van de consistentie binnen en overheen entiteiten, inschatten welke processen centraal staan binnen een functie, …). 

De integratie van al deze factoren, met de toekomstige organisatie als startpunt, is een cruciale factor voor het formuleren van een gefundeerd personeelsplan.

 

Tot slot neemt ook het menselijke aspect een centrale plaats in in dit hele proces. Verandermanagement wordt hierbij gezien als een aanvullende, maar noodzakelijke set van activiteiten die op ieder moment in het traject toegevoegde waarde kan hebben. Dit kan verschillende vormen aannemen, gaande van effectieve communicatie naar medewerkers en vragen van betrokken partijen beantwoorden (bv. functiehouders zelf, directies, externe partijen), over het beheren van weerstand, tot het voorbereiden van medewerkers via training, en het opzetten van trajecten rond leiderschap.

 

Een personeelsplan, waarin zowel op kwalitatief als kwantitatief vlak verbetervoorstellen gedaan worden, is onlosmakelijk verbonden met de algemene organisatiestructuur en de werkprocessen. Het is geen doel op zich, maar een springplank naar het verwezenlijken van het gewenste beleid. Een brede kijk en aanpak hierop, laat een organisatie toe om klaar te zijn voor de toekomst. 

 

 

 

© 2017 KPMG Central Services, een Belgisch Economisch Samenwerkingsverband (“ESV/GIE”) en lid van het KPMG netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn met KPMG International Cooperative (“KPMG International”), een Zwitserse entiteit.

Neem contact met ons op

 

Offerteaanvraag (RFP)

 

Bevestig

Nieuwe digitale platform van KPMG

KPMG International heeft een state of the art digitaal platform ontwikkeld dat uw digitale ervaring verbetert en het vinden van nieuwe en relevante content optimaliseert.

 
Lees meer