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Registre UBO: L’Arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement a été publié

Registre UBO

Registre UBO: L’Arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement a été publié

L'introduction par la loi du 18 septembre 2017 de l'obligation de création d’un registre UBO permet d’identifier les bénéficiaires effectifs (en anglais, «Ultimate Beneficial Owners») des sociétés, associations et fondations, trusts et autres entités juridiques similaires belges.

Ce n'est qu'avec l'Arrêté royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO (publié au Moniteur Belge du 14 août) que ce dernier a désormais des effets concrets. L'Arrêté royal entrera en vigueur le 31 octobre 2018. Concrètement, cela signifie que tous les agents déclarants disposaient donc d’un mois pour se conformer à ces nouvelles formalités mais l’administration vient d’annoncer que pour les premiers enregistrements, le délai est étendu jusqu’au 31 mars 2019.

Qui est UBO?

Un UBO ou "bénéficiaire effectif" est une personne physique qui est le propriétaire ultime d’une entité ou qui contrôle une entité déterminée. La loi énumère différentes catégories de bénéficiaires effectifs en fonction de l'entité juridique à laquelle ils sont associés.

L'identification du bénéficiaire effectif d'une société se fait graduellement. Il s'agit

  1. D’une personne physique qui détient directement ou indirectement (par l'intermédiaire d'une autre société) au moins 25% des actions d'une société ou qui détient au moins 25% des droits de vote;
  2. D’une personne physique qui exerce le contrôle sur la société par d’autres moyens comme par exemple via un pacte d’actionnaires;
  3. Si, sur la base des critères susmentionnés, aucune personne physique ne peut être identifiée comme le bénéficiaire effectif de la société, les administrateurs de la société doivent se désigner comme UBO.

Dans le cas d'associations et de fondations, peuvent être considérés comme bénéficiaires effectifs, non seulement les fondateurs d'une fondation et les personnes physiques dans l'intérêt principal desquelles l'association ou la fondation a été constituée ou opère, mais également toutes les personnes physiques qui siègent au conseil d'administration, chargées de la gestion journalière ou qui exercent le contrôle en dernier ressort de toute autre manière sur l'association ou la fondation. 
Contrairement à une fondation, les personnes habilitées à représenter une association sont également reconnues comme UBO.

Les trusts et autres constructions juridiques similaires ont des critères de qualification similaires. Sont donc considérés comme bénéficiaires effectifs, les constituants, trustees, protecteurs, bénéficiaires dans l’intérêt principal desquels le trust a été constitué ou opère, ou toute autre personne physique qui, en raison du fait qu'elle est propriétaire directe, indirecte ou par d'autres moyens, exerce le contrôle en dernier ressort sur le trust.

Qui doit transmettre quelles données (personnelles)?

Les administrateurs des sociétés, associations sans but lucratif, fondations et les trustees  de trusts sont tenus de transmettre les informations suivantes au registre UBO: nom et prénom du bénéficiaire effectif; date de naissance; nationalité; pays de résidence; adresse complète de résidence; date à laquelle la personne est devenue le bénéficiaire effectif; numéro de registre national.

Spécifiquement pour les sociétés, les informations suivantes doivent également être notifiées:

  • la ou les catégorie(s) de personnes à laquelle (auxquelles) il appartient (c.-à-d. actionnaire, gérant ou exercice similaire de contrôle, membre du personnel de direction);
  • s'il s'agit d'une personne qui répond individuellement ou avec d'autres personnes à l'une des catégories mentionnées ci-avant;
  • s'il s'agit d'un bénéficiaire effectif direct ou indirect;
  • s’il s’agit d’un bénéficiaire indirect: le nombre d'intermédiaires ainsi que, pour chacun d'eux, leur identification complète avec au moins, le nom, la date de constitution, le nom commercial, la forme juridique, l'adresse du siège social et le numéro d'entreprise (ou tout autre moyen d'identification similaire délivré par l'État dans lequel l'intermédiaire est enregistré);
  • l’étendue de la participation finale de l'agent déclarant, à savoir, le pourcentage des actions ou des droits de vote de l'agent déclarant (ou les pourcentages pondérés en cas de participation indirecte).

Les informations susmentionnées doivent être mises à jour en temps utile et, si nécessaire, transmises au registre UBO (c'est-à-dire dans un délai d'un mois à compter de la date à laquelle les informations sur le bénéficiaire effectif sont connues ou modifiées). Les administrateurs ou les trustees qui ne respectent pas ces nouvelles formalités risquent une amende allant de 250 à 50 000 EUR maximum par infraction.

Le registre UBO sera-t-il bientôt consultable par tout le monde?

Contrairement aux registres UBO des associations à but non lucratif, fondations, trusts ou autres entités juridiques similaires, toute personne peut consulter le registre UBO d'une société sans demande écrite préalable et même sans intérêt légitime. Néanmoins, le bénéficiaire effectif peut, dans certains cas exceptionnels, demander la confidentialité de ses données. Il devra alors pouvoir prouver qu’il est exposé à un risque disproportionné, tel qu’un risque de fraude, d’enlèvement, d’extorsion ou d’intimidation. Une exception peut également être obtenue pour les bénéficiaires mineurs ou incapables.

Que devez-vous faire en pratique?

Les sociétés, associations à but non lucratif, fondations, trusts et autres entités juridiques similaires ont jusqu'au 31 mars 2019 pour collecter les données susmentionnées et les communiquer au registre UBO. Nous pouvons supposer que l'administration belge publiera bientôt, sur son site Web, plus d’informations pratiques.

Dans l’attente d’informations plus précises, nous vous conseillons de vous préparer aux obligations susmentionnées en:

  1. recueillant les informations précises et détaillées auprès des bénéficiaires effectifs de votre organisation, ainsi que sur toutes les entités juridiques que vos bénéficiaires effectifs utilisent pour exercer un contrôle sur votre organisation;
  2. ayant à disposition la preuve que les informations sont adéquates, exactes et actuelles;
  3. vous assurant que vous avez mis en place un processus interne au sein de votre organisation afin que toute modification des informations concernant vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au registre UBO dans un délai d'un mois;
  4. vous assurant que vous disposez d’un représentant légal ou d’un mandataire pouvant transmettre les informations demandées via la plateforme MyMinFin au nom de votre organisation.

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