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FMA veröffentlicht Organisationsrundschreiben WAG 2018

WAG 2018

Die österreichische Finanzmarktaufsicht (FMA) veröffentlichte am 11. September ihr Rundschreiben betreffend den organisatorischen Anforderungen des Wertpapieraufsichtsgesetzes (WAG 2018) und der Delegierten Verordnung (DelVO) 2017/565 der Kommission in Bezug auf die organisatorischen Anforderungen an Wertpapierfirmen und die Bedingungen für die Ausübung ihrer Tätigkeit.

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Das im Jahr 2009 erstmals veröffentlichte und 2015 aktualisierte Rundschreiben wurde im Hinblick auf das WAG 2018 iVm der DelVO (EU) 2017/565 überarbeitet und behandelt im Besonderen Anforderungen betreffend den Funktionen Compliance, Beschwerdemanagement, Risikomanagement und interne Revision. Die allgemeinen organisatorischen Vorgaben für die interne Organisation haben sich gegenüber dem Rundschreiben von 2015 nicht geändert, dazu zählen:

  • Vorgaben zur Einrichtung einer Organisationsstruktur und laufenden Anwendung von Entscheidungsprozessen;
  • Die Sicherstellung, dass alle relevanten Personen die einzuhaltenden Verfahren kennen, sowie dass die Aufgabenerfüllung durch Mitarbeiter mit den notwendigen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen erfolgt;
  • Die Sicherstellung von angemessen internen Kontrollmechanismen, Einrichtung eines internen Berichtswesens und Führung von systematischen Aufzeichnungen;

Die Anforderungen zum Schutz von Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit von Informationen wurden dahingehend erweitert, dass die Bereitstellung von Sicherheitsmaßnahmen erforderlich ist, die die Sicherheit und Authentifizierung der Informationsübermittlungswege gewährleisten und das Risiko der Datenverfälschung und des unberechtigten Zugriffs minimieren. Darüber hinaus werden die Anforderungen an das Notfallmanagement zur Gewährleistung der Kontinuität von Wertpapierdienstleistungen detaillierter beschrieben sowie die Erstellung eines risikobasierten Überwachungsprogrammes gefordert.

Außerdem enthält das Rundschreiben eine Auflistung an Kriterien, anhand derer Art, Umfang und Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Wertpapierdienstleistungen und Anlagetätigkeiten beurteilt werden können, um die Inanspruchnahme des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes zu evaluieren bzw. zu begründen. In diesem Zusammenhang wird auch klargestellt, dass die dauerhafte Einrichtung einer unabhängigen Compliance-Funktion gem. Art 22 Abs 2 DelVO nicht dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz unterliegt und verpflichtend umzusetzen ist.

Änderungen bei den spezifischen Anforderungen an die Compliance-Funktion

  • Die erforderliche fachliche Qualifikation der Compliance Mitarbeiter umfassen zumindest die Inhalte der MiFID II, die dazugehörigen delegierten Rechtsakte, die Vorschriften des WAG 2018 sowie hierzu erlassene Verordnungen der FMA und alle dazugehörigen Standards und Leitlinien der ESMA. Der Compliance-Beauftragte hat gemäß der Neufassung des Rundschreibens auch über grundlegende Kenntnisse zur Funktionsweise von algorithmischen Handelssystemen zu verfügen, sofern diese vom Institut betrieben werden.
  • In Bezug auf die Beurteilung der Eignung von Inhabern von Schlüsselfunktionen, zu denen auch der Leiter der Compliance-Funktion zählt, wird auf die von EBA & ESMA veröffentlichten Fit & Proper-Leitlinien Bezug genommen. Die zur Fit & Proper-Beurteilung herangezogenen Dokumente sind auf Verlangen der FMA zur Verfügung zu stellen. Diese kann auch eigene Fit & Proper-Tests bei Compliance-Beauftragten durchführen.
  • Eine wesentliche Änderung ergibt sich dabei für Kreditinstitute von erheblicher Bedeutung, welche die Bestellung des Compliance-Beauftragten unverzüglich (binnen 2 Wochen) der FMA anzuzeigen haben. Das Rundschreiben konkretisiert die zu übermittelnden Informationen.
  • Die Auslagerung der Compliance-Funktion gilt als Auslagerung wesentlicher bankbetrieblicher Aufgaben iSd § 25 Abs 5 BWG. Diesbezüglich ergeben sich Anforderungen hinsichtlich der Anzeige an die FMA sowie die Überwachung der ausgelagerten Tätigkeiten. Es wird auch konkretisiert, dass sich Verantwortung der Geschäftsleitung für die Einrichtung einer unabhängigen Compliance-Funktion auch auf ausgelagerte Tätigkeiten und Prozesse erstreckt.
  • Gemäß den Vorgaben der DelVO hat jährlich ein schriftlicher Tätigkeitsbericht der Compliance-Funktion an die Geschäftsleitung sowie regelmäßig an den Aufsichtsrat zu erfolgen. Der schriftliche Bericht soll zukünftig, sofern von Belang, auch Informationen über folgende Themen beinhalten:
    • Konzipierte Finanzinstrumente sowie die Vertriebsstrategie
    • Angebotene oder empfohlene Produkte und erbrachte Dienstleistungen
    • Informationen betreffend die Abwicklung von Beschwerden und Abhilfemaßnahmen
  • Hinsichtlich der Unabhängigkeit der Compliance-Funktion wurde das Rundschreiben um Bestimmungen zur Ausübung mehrerer Funktionen in Personalunion bei Inanspruchnahme des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ergänzt. Dazu zählen die Dokumentation der Erwägungsgründe hinsichtlich allfälliger Interessenkonflikte und ausreichender Ressourcen zur Aufgabenerfüllung; sowie eine regelmäßige Bewertung, ob die Wirksamkeit der Compliance-Funktion beeinträchtigt ist.
  • Das Rundschreiben konkretisiert auch, dass die Verantwortlichkeit für den Schutz von Kundenvermögen gem. § 43 WAG 2018 sowie die Beschwerdemanagementfunktion grundsätzlich von der Compliance–Funktion übernommen werden können.
  • Im Rahmen der Überwachungsaufgaben wird die Erstellung eines risikobasierten Überwachungsprogrammes gem. Art 22 der DelVO näher beschrieben. Außerdem wurde in das Rundschreiben aufgenommen, dass die Compliance-Funktion in die Überwachung des internen Produktüberwachungsprozesses einzubeziehen ist.

Darüber hinaus enthält das überarbeitet Rundschreiben eine Auflistung an unternehmensinternen Prozessen, in denen eine Einbindung der Compliance-Funktion erforderlich ist.

Weitere Änderungen im Organisationsrundschreiben WAG 2018

Ein eigenes Kapitel ist den Strategien und Verfahren für das Beschwerdemanagement gewidmet, welche gem. Art 26 DelVO umzusetzen sind. Dieses behandelt unter anderem Definition des Beschwerdebegriffs, Interessenkonflikte, die Festlegung schriftlicher Regelungen sowie die Informationsbereitstellung für Kunden. Gemäß § 43 WAG 2018 ist auch die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der Bestimmungen zum Schutz der Finanzinstrumente und Gelder von Kunden einem einzelnen befähigten und befugten Beauftragten zu übertragen.

Hinsichtlich der Bestimmungen zum Risikomanagement sowie zur internen Revision haben sich durch die Überarbeitung des Rundschreibens keine wesentlichen Änderungen ergeben.

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