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Dimensionen - Schwerpunkt Neue Arbeitswelt - Stein für Stein

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Die KPMG Fachzeitschrift bietet Neuigkeiten aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung und Beratung.

Durch die Digitalisierung befinden sich Unternehmen im Spannungsfeld zwischen Veränderungen des Kundenverhaltens und der Arbeitswelt. Den idealen Startpunkt einer Transformation hin zum „Neuen Arbeiten“ bilden Workstyles. Sie zeigen die unterschiedlichen Arbeitsstile in Bezug auf Zusammenarbeit, Mobilität bzw Arbeitsplatzausstattung.

Digitalisierung ist ein omnipräsenter Begriff: Sie führt zum Wandel des Marktes, des Kundenverhaltens sowie der Arbeitswelt. Zwischen diesen Veränderungen befinden sich die Unternehmen in einem extremen Spannungsfeld.

Tradition trifft Moderne

Kunden nutzen unterschiedliche Medien, um sich zu informieren und mit Unternehmen zu interagieren. Kunden wollen selbst entscheiden, wie und wann sie mit Unternehmen in Kontakt treten und nutzen zeitgleich mehrere Kanäle – online, Apps, Telefon, Mails etc. Um über alle Kontakte/Kanäle ein konsistentes Gesamtbild zu garantieren, sind Unternehmen gefordert, alle Kanäle zu orchestrieren. Dies geht jedoch weit darüber hinaus, einfach zusätzliche neue Kanäle für Kundeninteraktionen anzubieten. Hinzu kommt, dass neue digitalisierte Prozesse traditionelle Abläufe ablösen. Der Markt und die Kunden werden immer schneller und treffen dabei vielerorts auf traditionelle Unternehmensprozesse. 

Beim Heraustreten aus diesen traditionellen Prozessen wird sehr schnell aus einem 9 to 5-Service ein 24 x 7-Modell. Doch wie stellt ein Unternehmen sicher, dass über mehrere Medien rund um die Uhr jene Qualität erbracht werden kann, die der Markt erwartet? Wie, dass die Geschwindigkeit tatsächlich end-to-end gehandhabt und gehalten werden kann? Kaum ein Unternehmen kann es sich leisten, einfach um ein x-faches mehr an Mitarbeitern aufzunehmen, um den geforderten 24 x 7-Service erreichen zu können. Wie also lässt sich dieser gordische Knoten aus komplexen und verschlungenen Unternehmensprozessen lösen?

Die Neue Arbeitswelt

Eine Antwort darauf lässt sich in der „Neuen Arbeitswelt“ finden. Neue Technologien, Kulturfertigkeiten und Interaktionsformen sowie deren vielgestaltige Vernetzung treiben die Neudefinition der Arbeitswelten voran. Tayloristische Strukturen und Rollenbilder ändern sich. Auch die Mitarbeiter fordern erhöhte Flexibilität, die sich in zeitlich und räumlich unabhängiger Arbeit niederschlägt. Für die Rolle der Führung bringt das einen großen Wandel mit sich: Die Führung von Mitarbeitern mit freier Zeiteinteilung und Wahl des Arbeitsortes. Es verändert sich wo, wann, wie, mit wem und mit welchen Werkzeugen gearbeitet wird.

Einerseits stellt dies eine Herausforderung für Unternehmen dar. Andererseits lässt sich aus diesem Umstand auch die Chance schöpfen, die neuen Markt- und Kundenanforderungen zu meistern. Die neu gewonnene Flexibilität, bei der man zum Arbeiten örtlich und zeitlich ungebundener agieren kann, bietet eine Menge noch nicht gehobenes Potenzial. Potenzial, um auf die Frage der veränderten Markt- und Kundenanforderungen sowie der deutlich erhöhten Geschwindigkeit adäquat zu antworten.

Mensch-Organisation-Technologie

Haben Unternehmen das erkannt, verliert das anfängliche Spannungsfeld nicht nur an Schärfe, sondern wird zur Lösung. Einer Lösung, die weitaus agiler und flexibler ist und vor allem weniger Einschnitte bringt als klassische Lösungsansätze. Immer mehr Unternehmen wollen wissen, was „Neues Arbeiten“ für sie bedeutet und wie es produktiv nutzbar gemacht werden kann. Sie holen sich Erfahrungswerte ein und kommen sehr schnell zu einer Erkenntnis: Nämlich, dass diese Transformation nur interdisziplinär in den Dimensionen People, Organisation und Technology gemeistert werden kann. Basierend auf diesen Dimensionen wurden wissenschaftlich diverse Best-Practice-Bausteine identifiziert.

Die Analyse der Workstyles hat sich dabei als sehr erfolgreicher erster Baustein bewiesen. Doch was sind Workstyles? Workstyles werden aus einer Betrachtung der Arbeitsweisen abgeleitet und teilen Mitarbeiter anhand der Ausprägung ihrer Arbeitsweisen in Typen ein. Kernthemen der IST-Analyse sind Arbeitsweise, Mobilität/räumliche Aufteilung der Arbeitszeit und Nutzung technischer Ausstattung. Daraus ergeben sich vier Typen, die im ganzen Unternehmen zu finden sind, aber in jeder Abteilung in einem unterschiedlichen Mix. Diese unterscheiden sich in ihrem Mobilitätsgrad: So ist Typ I sowohl intern als auch extern wenig flexibel (meist an demselben Ort im Büro), wohingegen Typ IV sowohl intern als auch extern sehr flexibel ist (selten im Büro und wenn, dann unterwegs im Gebäude).

Schrittweise Transformation

Mithilfe der Workstyles kann bestimmt werden, welche Mitarbeitergruppen bei der Veränderung der Arbeitsweisen im Zuge einer Transformation profitieren. Außerdem kann festgelegt werden, wo und welche Unterstützungen im Sinne von People, Organisation, Technology nötig sind, wie zB:

  • organisatorische und technologische Anforderungen
  • Anforderungen an Führung/Organisation
  • Anforderungen an Arbeitsplatz, Büro, Meetingräume
  • Optimierungspotenziale bei Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Identifikation von Synergiepotenzialen bzw Überlappung bei Kommunikationstools

Die Einführung neuer innovativer Arbeitsweisen funktioniert nicht wie ein Stromschalter: einfach einschalten. Die Transformation einer Unternehmens-organisation muss stattdessen sorgsam und schrittweise erfolgen.

Die Veränderung betrifft die Mitarbeiter, Prozesse, Methoden und Technologien im Unternehmen ebenso wie die Gestaltung und die Nutzung der Büroinfra-struktur. Daher haben sich Workstyles als erster Schritt der Transformation in der Praxis bewährt. Hier können ideale erste Bereiche identifiziert, notwendige Maßnahmen priorisiert und ein Fahrplan erstellt werden. Und es lohnt sich. Wissenschaftliche Studien und Untersuchungen zeigen klar auf: Neue innovative Arbeitsweisen generieren messbaren Mehrwert. Jede Transformation beginnt aber mit einem ersten kleinen Schritt.

Autoren

Julia Fischer

Thomas Schmutzer

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