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Dimensionen - Schwerpunkt Neue Arbeitswelt - Schuhschachtel ade!

Schuhschachtel ade!

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Die KPMG Fachzeitschrift bietet Neuigkeiten aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung und Beratung.

Die Schuhschachtel voller Papierbelege gehört der Vergangenheit an. Digitale Belege bzw Informationen sind nun die Ausgangsbasis für die Verarbeitung  in der Buchhaltung. Mit der digitalen Buchhaltung werden zugleich Möglichkeiten für die automatisierte Belegverarbeitung geschaffen: Dadurch können sich positive Auswirkungen auf die Unternehmenssteuerung ergeben.

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren in unterschiedlichen Bereichen Einzug gehalten. Insbesondere in der Buchhaltung können nach entsprechenden Prozessanpassungen die Vorteile der Digitalisierung genutzt werden. Aufgrund der Tatsache, dass Geschäftsprozesse vermehrt digital ablaufen, werden auch die Belege über die Aufzeichnung von Geschäftsfällen (zB Ausgangsrechnungen) bevorzugt in digitaler Form übertragen. Diese stellen die Grundlage für die Verarbeitung in der Buchhaltung dar. Für ein erfolgreiches Zusammenspiel muss der Fokus auf eine optimale Workflow-Abstimmung bei der Übermittlung der Belege bzw Informationen gelegt werden.

Das Portal zum Kunden

Für den Informations- und Datenaustausch existieren aufgrund der Digitalisierung verschiedenste Kommunikationsmedien. Dabei hat der sichere Austausch von vertraulichen Unterlagen höchste Priorität. Da bei der Übertragung von größeren Datenmengen das Kommunikationsmedium E-Mail an seine Grenzen stößt, bekommen Klientenportale von Buchhaltungssoftware-Anbietern zunehmende Bedeutung. Diese stellen eine optimale Variante für die digitale Kommunikation dar – sowohl für die Bereitstellung der Belege bzw Informationen (Input der Buchhaltung) als auch für die Zurverfügungstellung der anschließenden betriebswirtschaftlichen Auswertungen (Output der Buchhaltung).

Neben der Datenübermittlung bieten Klientenportale die Möglichkeit der webbasierten Vorerfassung (zB Kassabuch), wodurch eine flexible Arbeitsteilung zwischen Kunde und Steuerberater möglich ist. Wesentliche Voraussetzung dabei ist, dass neben der Bereitschaft auch entsprechende fachliche Kompetenzen für die Vorerfassung vorhanden sind. Nur so kann der Nachbearbeitungsaufwand möglichst gering gehalten werden.

Digitale Belege

Die rechtlichen Rahmenbedingungen (UGB, BAO, UStG) wurden hinsichtlich Übermittlungsform, Archivierung und Aufbewahrungspflichten von Geschäftsdokumenten in den letzten Jahren in entsprechender Weise für digitale Belege erweitert (zB Möglichkeit zur Archivierung auf Datenträgern).

Momentan befinden wir uns in einer Übergangsphase, in der Belege sowohl in digitalem als auch noch in analogem Format (Papier) existieren. Bei letzterem können diese mittels Scanprozess digitalisiert werden. Dieser Zwischenprozess ist allerdings nur für die derzeitige Übergangsphase relevant. Denn: Die Zukunft geht in Richtung elektronische Rechnung, wodurch das Digitalisieren (Scannen) von Belegen überflüssig wird. Elektronische Rechnungen tragen zu einer effizienteren Belegverarbeitung bei. Dadurch können beim Rechnungsaussteller die Außenstandstage verringert werden, wodurch sich die Forderungen reduzieren und zugleich die liquiden Mittel erhöhen. Der Rechnungsempfänger profitiert von der Möglichkeit der optimalen Ausnutzung von Skontofristen, was sich unmittelbar auf dessen Betriebsergebnis auswirkt.

Digitale Belege bringen den wesentlichen Vorteil der Zeit- und Ortsungebundenheit mit sich. Zusätzlich wird in der Buchhaltung der Beleg mit der jeweiligen Buchung verknüpft, wodurch die Buchhaltung mehr Transparenz aufweist. Neben den zuvor erwähnten Vorteilen bieten digitale Belege in weiterer Folge Möglichkeiten zur automatisierten Belegverarbeitung.

Automatisierte Verarbeitung

Sofern buchungsrelevante Daten bereits in elektronisch vorerfasster Form vorliegen, können diese über Schnittstellen automatisiert im Rechnungswesen verarbeitet werden. Beispiele dafür sind:

  • Bank: elektronischer Bankdatenträger für ­Bankauszugsverbuchung
  • Ausgangsrechnungen: Schnittstelle zu ­Fakturierungsprogramm
  • Eingangsrechnungen: Schnittstelle zu ­Warenwirtschaftsprogramm bzw elektronischer ­Datenaustausch mit Lieferanten
  • Lohnverrechnung: Import des Buchungsbelegs aus dem Lohnverrechnungsprogramm
  • Kassa: Import der Datensätze aus dem ­Registrierkassensystem

Durch den direkten Datenimport mittels Schnittstellen wird eine zweifache Datenverwaltung vermieden. Dadurch werden nicht nur mögliche Fehlerquellen ausgeschlossen, sondern auch Effizienzvorteile erzielt. Liegen die buchungsrelevanten Daten nicht in elektronisch vorerfasster Form vor, können digitale Belege mittels Texterkennungs-Software (OCR-Erkennung) ausgelesen werden. Dadurch wird anschließend ein automatisierter Buchungssatz generiert. Diese Variante ist allerdings aufgrund der aktuellen technischen Möglichkeiten teilweise noch mit einem erhöhten Zeitaufwand für die Kontrolle und Nachbearbeitung von Buchungssätzen verbunden. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen.

Die automatisierte Belegverarbeitung kann bei standardisierten und wiederkehrenden Geschäftsfällen zu wesentlichen Effizienzauswirkungen führen. Allerdings sind gewisse Geschäftsfälle mit Individualität und Flexibilität verbunden, weshalb eine individuelle Abstimmung notwendig ist. Nur so können potenzielle Risiken, zB im Bereich der Umsatzsteuer bei internationalen Geschäftsbeziehungen, vermieden werden.

Vom Zahlenknecht zum Coach

Eine digitale und automatisierte Buchhaltung zielt sowohl auf die quantitative als auch die qualitative Verbesserung des Rechnungswesens ab. Die Arbeitsinhalte der fachlichen Mitarbeiter verlagern sich aufgrund der Automatisierung von der operativen Belegverarbeitung in die Qualitätssicherung (Kontrolle). Dadurch wendet sich der Fokus zum Wesentlichen der Buchhaltung – dem Output, den die betriebswirtschaftlichen Auswertungen darstellen. Diese repräsentieren die Entscheidungsgrundlagen für das Kerngeschäft der Kunden und können nun früher zur Verfügung gestellt werden. Diese Entwicklung zeigt, dass Steuerberater aufgrund des technologischen Fortschritts wertvolle Unterstützung bei der Unternehmenssteuerung leisten können.

Autorin

Jasmin Hackl

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