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Effizienzprüfung von Aufsichtsräten

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Eine Effizienzprüfung im Sinne der Regel 36 des Österreichischen Corporate Governance Kodex (ÖCGK) soll für den Aufsichtsrat einen objektiven Blick auf seine Effizienz– insbesondere auf seine Organisation und Arbeitsweise –ermöglichen. Mit den neuen Vorgaben für Banken besteht für Aufsichtsräte in Kreditinstituten eine gesetzliche Pflicht zur Leistungsbewertung (§ 29 Z 6 und 7 BWG).Für die umfassende Evaluierung ist ein standardisierter Prozess sinnvoll, der die aktuellen Anforderungen an die Aufsichtsarbeit und die Marktpraxis berücksichtigt .Eine anonymisierte, vertrauliche Auswertung fördert die Objektivität der Ergebnisse. Darüber hinaus dient die Effizienzprüfung auch der Überprüfung der Compliance in Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie aufsichtsratsbezogener Empfehlungen und Anregungen. Mögliche Herangehensweise

Die Effizienzprüfung findet üblicherweise in Form einer Selbstevaluation mittels Fragebogen statt, die individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Organe angepasst ist. Interviews und die objektive Sichtung von Unterlagen können diesen Prozess ergänzen. Typischerweise wird das Vorstands-/Aufsichtsratssekretariat, die Rechtsabteilung oder die Compliance-Abteilung den Erhebungsprozess für die Evaluierung organisieren. Mit einem IT-Tool, das einen online zu befüllenden Test kreiert, kann dafür gesorgt werden, dass die Fragen von den Aufsichtsratsmitgliedern anonym, komfortabel und individuell abgestimmt beantwortet werden können.

Mögliche Vorgehensweise

  • Erarbeitung eines unternehmensspezifischen Fragebogens in Abstimmung mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden/Vorsitzenden des Nominierungsausschusses
  • Vorstellung des Fragebogens im Aufsichtsrat
  • Durchführung zusätzlicher Interviews (optional)
  • Durchsicht und Evaluierung weiterer Unterlagen(optional)
  • Anonymisierte statistische und verbale Auswertung und Durchführung eines vergleichenden Benchmarkings
  • Erarbeitung von Empfehlungen zur Optimierung der Effizienz und Effektivität der Aufsichtsratsarbeit
  • Präsentation der Ergebnisse im Aufsichtsratsplenum

IT-Tool

Der Einsatz eines IT-Tools gewährleistet, dass die Erhebung individuell, einfach, anonym und sicher stattfindet. In der Praxis erhält jedes Aufsichtsratsmitglied einen eigenen Link, der bequem von jedem Computer oder Mobile Device(iPad etc) aufgerufen werden kann. Die Fragen können dort in optisch ansprechender und einfacher Form beantwortet werden. Die Fragen sind im IT-Tool automatisch nach Ausschusszugehörigkeit oder anderen Kriterien angepasst. Postalischer Versand und Rücksendung der Fragebögen entfällt. Durch die unmittelbare Eingabe im IT-Tool ist die Anonymität gegenüber dem Unternehmen, den Anderen Aufsichtsratsmitgliedern und dem Aufsichtsratsbüro gewährleistet. Über mehrjährige Verwendung des IT-Tools können auch Veränderungen im Zeitablauf aufgezeigt und graphisch sichtbar gemacht werden.

Wesentliche Herausforderungen auf einen Blick

Die Auswertung der Fragebögen bietet Aufsichtsräten eine fundierte Informationsgrundlage zur Äußerung zu relevanten Themen wie beispielsweise:

  • Auswahl, Qualifikation und Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder
  • Ordnungsgemäßer Sitzungsablauf
  • Informationsversorgung durch den Vorstand
  • Interne Kommunikation im Aufsichtsrat
  • Zusammenarbeit zwischen Plenum und Ausschüssen
  • Aufgabenwahrnehmung als Mitwirkungsorgan sowie Überwachungs- und Personalkompetenz
  • Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer

Zusätzliche Anforderungen bei Kreditinstituten

§ 29 BWG sowie die EBA Leitlinien zur Internen Governance und die EBA SREP Leitlinien stellen eine Reihe zusätzlicher Anforderungen an den Aufsichtsrat eines Kreditinstituts. Anhand der Dokumentation der Fragebögen und/oder ergänzender Interviews kann besser eingeschätzt werden, inwiefern das Aufsichtsorgan diesen gesetzlichen Verpflichtungen gerecht wird und wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen.

Vorteile

Die regelmäßige Durchführung von Effizienzprüfungen für den Aufsichtsrat und dessen Ausschüsse fördert eine langfristige und kontinuierliche qualitative Verbesserung der Arbeit im Überwachungsgremium. Insbesondere werden dadurch unterstützt:

  • Erfüllung der ÖCGK-Empfehlungen für börsennotierte Unternehmen
  • Erfüllung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen für Kreditinstitute
  • Verbesserung der Wirksamkeit und Effektivität in organisatorischer und inhaltlicher Hinsicht
  • Ermittlung der Compliance im Aufsichtsrat
  • Steigerung von Verantwortungsgefühl und Teamwork durch Einbindung aller Aufsichtsratsmitglieder
  • Ermittlung von Optimierungspotenzial
  • Unterstützung bei Umsetzungsmaßnahmen

Gut beraten

Bei all diesen Schritten kann ein erfahrener externer Beraterwertvolle Unterstützung leisten. KPMG verfügt über langjährige Erfahrung in der Arbeit mit Aufsichtsräten und kann bei der Durchführung von Effizienzprüfungen fundiert unterstützen und beraten.

 

Isabella Ries, KPMG
Alina Czerny KPMG

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