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Fit & Proper von Banken und Versicherungen

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Bei Banken und Versicherungen steht die Erfüllung der persönlichen und fachlichen Eignungskriterien von Aufsichtsräten, Geschäftsleitern und Inhabern von Schlüsselfunktionen unter besonderer Aufsicht der Finanzmarktaufsichtsbehörde (FMA). Maßstab sind gesetzliche Bestimmungen, behördliche Vorgaben sowie Leitlinien der Europäischen Aufsichtsbehörden (ESAs).

Primär liegt es in der Verantwortung des Instituts bzw des Aufsichtsrats, mittels einer Policy und eines Prozesses die Fitness & Propriety ihrer Aufsichtsräte, Geschäftsleiter und Schlüsselfunktionen festzustellen und diese auch mittels eines Fortbildungssystems dauerhaft zu gewährleisten.

Die Fitness & Propriety, die zunächst im bankinternen Verfahren festgestellt wird, gilt als Bestellungsvoraussetzung für die jeweilige Funktion, dh nur Personen, die Fit & Proper sind, dürfen bestellt werden. Die Überprüfung der fachlichen Kenntnisse („Fitness“) im Rahmen eines Fit & Proper Hearings seitens der zuständigen Aufsichtsbehörde erfolgt risikobasiert und anlassbezogen, wobei in Österreich neu bestellte Geschäftsleiter sowie Aufsichtsratsvorsitzende fast immer mit einer Einladung zu einem Hearing rechnen dürfen.

Für die individuelle Eignungsbeurteilung wird seitens der Finanzmarktaufsichtsbehörde (FMA) eine Stoffabgrenzung fachspezifischer Kenntnisse vorgegeben: Europäische und nationale Rechtsakte des Bankenaufsichtsrechts, Spezialgesetze, Europäische Verordnungen, Technische Regulierungsstandards, Leitlinien, Rundschreiben, Mindeststandards, Gesellschaftsrecht und bankinterne Dokumente wie Satzung, Geschäftsordnungen und – im Sinne des „Know-Your-Structure-Prinzips“ – Kenntnisse über die Struktur der Gruppe bzw des Sektors.

Während die umfangreiche Liste an Wissensgebieten und Detailbestimmungen auf den ersten Blick überschießend und unbewältigbar erscheint, zeigt doch die Erfahrung in der Praxis, dass sich die Fragen bei den Fit & Proper Hearings stets um ein Kerngebiet der wesentlichen aufsichtsrechtlichen Themen drehen, jedoch tatsächlich keine Detailfragen etwa zu Rundschreiben oder Technischen Regulierungsstandards gestellt werden.

Neben den fachlichen Kriterien besteht auch eine Reihe von Voraussetzungen für die persönliche Zuverlässigkeit („propriety“). Neben dem Fehlen der Ausschließungsgründe des § 13 GewO (bestimmte Verurteilungen) geht es auch um die Einhaltung professioneller Standards bzw die Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden im Zuge der vergangenen Berufslaufbahn. Haben sich bei einem Geschäftsleiter beispielsweise in einer früheren Funktion Feststellungen von Verstößen oder gar Strafbescheide gehäuft, würden diesbezügliche behördliche Wahrnehmungen – neben sonstigen Verfahren und Strafen aus dem persönlichen Bereich – in die Beurteilung der persönlichen Zuverlässigkeit einfließen. Ebenso gehört ein guter Ruf zur persönlichen Zuverlässigkeit. Diesbezüglich besteht jedoch eine „Gute-Ruf-Vermutung“: ein guter Ruf gilt als bestehend, solange nicht das Gegenteil bewiesen ist.

Mit den neuen gemeinsamen ESMA/EBA Leitlinien zur Eignungsbeurteilung, die ab dem 30. Juni 2018 von den Instituten anzuwenden sind, ist nun auch ein Soft Skill Set für die Beurteilung der Fähigkeiten eines Kandidaten zu verwenden, das ua folgende Kriterien demonstrativ auflistet: Authentizität, Rhetorik, Entschlussfreudigkeit, Kommunikation, Urteilsvermögen, Kunden- und Qualitätsorientierung, Führungsstil, Loyalität, externe Awareness, Verhandlungsgeschick, Überzeugungskraft, Teamwork, strategischer Scharfsinn, Stressresistenz, Verantwortungsbewusstsein und Sitzungsführung.

Die Abfrage und Überprüfung des Vorhandenseins dieser Soft Skills im Rahmen der bankinternen Fit & Proper- Prozesse wird eine Herausforderung darstellen und eine Adaptierung der Fit & Proper-Prozesse erforderlich machen. Zudem wird es interessant sein zu sehen, welche Bedeutung die FMA, die bislang im Rahmen ihrer Überprüfungen den Schwerpunkt auf die fachspezifischen Kriterien gelegt hat, den Soft Skills beimessen wird.

Besonders hervorzuheben ist das neue Kriterium der Unvoreingenommenheit, das als innere Gesinnung zu verstehen ist, die sich in Diskussionen und Entscheidungsprozessen zeigt. Die ESMA/EBA Leitlinien definieren die „Independence of mind“ als die Courage und Fähigkeit, Entscheidungen anderer zu challengen, Fragen zu stellen, und sich Gruppendenken widersetzen zu können. Ergänzt wird diese Anforderung zur inneren Einstellung um Vorgaben zum Managen von „äußeren“ Umständen – diese sind mittels einer Policy für das Identifizieren, Managen und die Kontrolle von Interessenkonflikten zu erfassen. Neben der individuellen Eignung jedes einzelnen Mitglieds ist auch die kollektive Eignung von Gremien (Aufsichtsrat bzw Geschäftsleitung) sicherzustellen. Die Beurteilung der kollektiven Eignung des Aufsichtsrats sowie der Geschäftsleitung soll nun in den bankinternen Fit & Proper-Prozessen mittels einer umfassenden Suitability Matrix in Form einer Gap-Analyse hinsichtlich des Istbildes zum Zielbild erfolgen. Dabei ist auch eine Stärken-Schwächen-Analyse jedes Gremiums vorzunehmen.

Die Fitness und Propriety von Organen wird zunehmend strenger geregelt und die Prüfverfahren werden stärker standardisiert. Dies führt teilweise bereits zu Befürchtungen einiger Banken, aufgrund der höheren Anforderungen in Zukunft keine Aufsichtsräte mehr zu finden. Andererseits schätzen Aufsichtsräte die von Banken organisierten Weiterbildungsprogramme und die Mitglieder der Geschäftsleitung die Möglichkeit zu dem sich daraus ergebenden fachlichen Austausch mit dem Aufsichtsrat. Bleibt zu hoffen, dass die FMA die Überprüfung der fachlichen Kenntnisse weiterhin mit dem nötigen Augenmaß und Praxisbezug vornimmt.

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