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Dimensionen - Schwerpunkt Digitalisierung - Neue Rolle

Neue Rolle

Neue Rolle

Neben der Automatisierung der eigenen Prozesse hat die Human Resources-Abteilung nun die einzigartige Möglichkeit, sich als ein wichtiger Partner bei der Gestaltung und Begleitung der digitalen Transformation im Unternehmen zu positionieren.

Digitalisierung impliziert, dass Prozesse und Geschäftsmodelle neu gedacht werden. Es bedarf der notwendigen Rahmenbedingungen und Fähigkeiten der Mitarbeiter, die neuen Technologien zielführend einzusetzen. Die Personalabteilung (Human Resources – HR) sollte als erstes drei Themen adressieren:

  • Rahmenbedingungen: Kenntnis der (arbeits-)rechtlichen und datenschutzrechtlichen Auswirkungen
  • HR-Aufgabenfelder: Fokus auf ­Recruiting, Mitarbeiterentwicklung und Reporting 4.0
  • HR-Funktion: Optimales Set-up der HR-Funktion zur Schaffung eines Mehrwerts im Rahmen von Digitalisierung

Arbeitsrecht und Datenschutz

Neue Technologien ermöglichen flexiblere Arbeitszeitmodelle. Vor der Umsetzung müssen aber einige Details bedacht werden. Die Normalarbeitszeit ist gesetzlich geregelt. Die Verteilung der Arbeitszeit und der Arbeitsort werden entweder im Kollektivvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder direkt zwischen Arbeitnehmer und -geber vereinbart. Die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht wird vom Arbeitsinspektorat regelmäßig überprüft. Klarheit bei der Regelung und Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeiten, trägt nicht nur dazu bei, potenzielle Strafsanktion zu vermeiden, sondern va zur Erhöhung der Motivation und Produktivität der Mitarbeiter. Beim Thema Home-Office empfiehlt es sich sowohl konkrete Arbeitszeiten auszumachen, als auch darzulegen, welches Equipment von wem zur Verfügung gestellt wird (Laptop etc). Auch die Vertraulichkeitsanforderungen sollten klar definiert werden.

Die Digitalisierung ermöglicht es, große Mengen an mitarbeiterbezogenen Daten grenzüberschreitend zu erfassen und zu bearbeiten („Big Data“). Hier ist es essenziell die notwendigen datenschutzrechtlichen Vorkehrungen umzusetzen (EU Datenschutz-Grundverordnung). Ab Mai 2018 obliegt es gänzlich dem Dienstgeber, die relevanten Datenanwendungen bzw die Durchführung einer Risikoabschätzung bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Veränderung in allen Bereichen

Die Digitalisierung wird viele HR-Aufgabenfelder verändern, allen voran: 

  • Recruitment
    Fachkräftemangel ist in aller Munde. HR muss viel stärker der Business Partner- und Experten-Rolle gerecht werden und die Geschäftsbereiche dabei unterstützen, die Profile der gewünschten Kandidaten klarer und zukunftsgerichteter zu definieren. Das klassische Recruitment (Stellenanzeigen und Auswahlprozess) führt zu keinen zufriedenstellenden Ergebnissen. Für die Besetzung von standardisierten Stellen und Profilen kann man auf Künstliche Intelligenz zurückgreifen und zB Chatbots nutzen. Dies greift jedoch bei sehr gefragten Experten zu kurz. Hier kann HR einen Mehrwert schaffen: Den globalen Markt an potenziellen Bewerbern kennen, Beziehungen zu ihnen rechtzeitig (während der Ausbildung) aufbauen und pflegen sowie als Unternehmen auf relevanten Plattformen sichtbar sein.
  • Mitarbeiterentwicklung
    Mitarbeiter sind gefordert: Lebenslanges Lernen wird durch die Digitalisierung immer relevanter (Stichwort: Multiskill). HR kann dabei helfen, Trends zu erkennen und Fähigkeiten zu identifizieren, die zukünftig für das Unternehmen kritisch sein werden, um die digitale Transformation erfolgreich zu bewältigen. Personalabteilungen können Mitarbeitern aufzeigen, wie sie die eigene Karriere gestalten. In Zukunft werden Karriereverläufe weniger mit Leitern, sondern vielmehr mit Kletterparks verglichen. Die dringlichste Aufgabe von HR ist es, an der Lernkultur der Mitarbeiter zu arbeiten. Ein gut durchdachtes und aufgesetzten Learning Management System ist ein Anfang.
  • Reporting
    Unternehmen sollten in der Regel wissen, wer ihre Schlüsselkräfte sind, welche Mitarbeiter überdurchschnittliche Leistungen bringen, welche Mitarbeiter eine bestimmte Qualifikation haben, wie sich die Fluktuationsrate pro Abteilung verändert, was ihre „time to hire“ ist. Neue (cloudbasierte) HR-Lösungen liefern rasch Antworten. Wichtige Voraussetzung: Man muss die richtige, zur Unternehmensrealität passende Lösung finden und die notwendigen Daten entsprechend aufbereiten.  Ebenso entscheidend: HR muss die Unternehmensziele kennen und diese auf HR kaskadieren. In der HR-Abteilung muss es Mitarbeiter mit den notwendigen analytischen und technischen Skills geben, die relevante Hypothesen erarbeiten und aus großen Datenmengen die wesentlichen Erkenntnisse destillieren. Nur so können evidenzbasierte Entscheidungen im Personalbereich getroffen werden.

Digitale Zukunft

Die Digitalisierung gibt HR die Möglichkeit, die eigene Rolle neu zu definieren. Die Grenzen zwischen HR und den Geschäftsbereichen aber auch zwischen Arbeiten, die von HR-Experten, externen Experten und Robotern gemacht werden, werden verschwimmen. Ein kleines strategisches Team, dessen Arbeit auf Einsichten aus predictive analytics basiert, wird sich um strategische Themen kümmern. Personalbezogene Anliegen aus den Geschäftsbereichen werden von agilen, funktionsübergreifenden Teams oder externen Experten flexibel gelöst. Welche Anliegen einen strategischen Mehrwert schaffen, wird gemeinsam zwischen internen HR-Beratern und Führungskräften ausgearbeitet. Transaktionale Tätigkeiten sind soweit wie möglich automatisiert, der Aufwand für Mitarbeiter und Führungskräfte minimiert.

Durch die Gestaltung eines „grenzenlosen“ und kundenorientierten Teams kann HR eine Vorbildfunktion für andere Bereiche übernehmen. Das erfordert aber Investitionen in neue Technologien und Rollenprofile: zB sollte in keiner Personalabteilung der Zukunft ein Data Analyst fehlen. Ebenso wichtig: Klare Entscheidungsstrukturen, Kommunikationswege sowie Kollaboration und Wissensaustausch mit dem Business.

Eine erfolgreiche Personalabteilung braucht Mitarbeiter, die visionär und gleichzeitig pragmatisch sind und analytischen und unternehmerischen Scharfsinn mitbringen. Nur diese werden in der Lage sein, nicht nur die HR-Funktion, sondern das gesamte Unternehmen erfolgreich durch die digitale Transformation zu führen.

Autorin

Kristina Janjic

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