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Spielregeln mit Übersee

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Der FATCA Responsible Officer eines österreichischen Finanzinstituts muss ein FATCA-Compliance-Programm einführen. Nach Ablauf der ersten Bestätigungsperiode hat er 2018 erstmals gegenüber der US-Steuerbehörde IRS die FATCA-Compliance des Finanzinstituts zu erklären oder Vertragsverletzungen offenzulegen. Grundlage der Compliance-Erklärung ist eine Prüfung des Compliance-Programms.

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Österreich hat 2014 ein Intergovernmental Agreement Model 2 (IGA 2) für eine erleichterte Umsetzung von FATCA mit den USA abgeschlossen. Das IGA verpflichtet österreichische Finanzinstitute (einlagenführendes Institut, depotführendes Institut, Investmentunternehmen, spezifizierte Versicherungsgesellschaft), sich beim IRS über die IRS FATCA Registrierungswebseite zu registrieren. Gleichzeitig sind die Anforderungen eines FFI-Vertrags zu erfüllen, einschließlich diejenigen hinsichtlich der Sorgfaltspflicht, der Meldung und des Quellensteuerabzugs (vgl Artikel 2 IGA). Alle beim IRS registrierten Finanzinstitute mussten gegenüber dem IRS einen FATCA Responsible Officer (RO) namhaft machen. Jene Finanzinstitute, für die kein Status als registriertes FATCA-konform erachtetes ausländisches Finanzinstitut verfügbar war, mussten mit dem IRS einen förmlichen FFI-Vertrag abschließen.

FATCA Responsible Officer

Der FATCA RO muss vom Finanzinstitut mit entsprechenden Befugnissen und Vollmachten ausgestattet werden, um seine Pflichten wahrnehmen zu können. Zu diesen Pflichten gehört insbesondere die Einführung eines adäquaten FATCA-Compliance-Programms und die Abgabe von FATCA-Compliance-Bestätigungen.

Das FATCA-Compliance-Programm muss Richtlinien, Arbeitsabläufe und Prozesse umfassen, welche die Erfüllung der Anforderungen aus dem FFI-Vertrag sicherstellen, nämlich: Sorgfaltspflichten bei der Identifikation von US-Konten, Meldepflichten und Steuereinbehaltspflichten.

Die Compliance-Bestätigungen

Der RO hat gegenüber der US-Steuerbehörde IRS für jeden Bestätigungszeitraum, der drei Jahre umfasst, eine periodische Compliance-Bestätigung abzugeben. Die erste Compliance-Bestätigung ist bis spätestens 1. Juli 2018 fällig.

Neben der regelmäßigen Compliance-Bestätigung ist 2018 einmalig eine Bestätigung über die Durchführung der Überprüfungsverfahren für bestehende Konten abzugeben. Außerdem eine Bestätigung, dass keine formellen oder informellen Praktiken im Unternehmen bestanden haben, um Kontoinhabern bei der Umgehung von FATCA behilflich zu sein.

Der RO hat auf Grundlage der durchgeführten periodischen Überprüfung des Compliance-Programms für jeden Bestätigungszeitraum entweder eine Bestätigung effektiver interner Kontrollen oder eine qualifizierte Compliance-Bestätigung abzugeben.

Die Bestätigung effektiver interner Kontrollen umfasst folgenden Punkte:

(A) Der RO bzw sein Bevollmächtigter haben ein Compliance-Programm eingeführt, das zum Zeitpunkt der Bestätigung in Kraft ist und überprüft worden ist.

(B) Betreffend wesentlicher Pflicht-verletzungen
a. Es gab für den Bestätigungszeitraum keine wesentlichen Pflichtverletzungen.
b. Falls wesentliche Pflichtverletzungen aufgetreten sind, wurden angemessene Maßnahmen getroffen, um diese zu beheben und ein Wiederauftreten zu ­verhindern.

(C) Jeder Verstoß gegen Steuereinbehalts-, Steuerabfuhr- oder Meldeverpflichtungen nach dem FFI-Vertrag wurde vom Finanzinstitut durch Nachzahlung der Beträge und Abgabe der entsprechenden Meldungen richtiggestellt.

Hat der RO eine Vertragsverletzung oder eine wesentliche Pflichtverletzung des FFI festgestellt, die das Finanzinstitut bis zum Zeitpunkt der Compliance-Erklärung noch nicht korrigiert hat, muss der RO Folgendes bestätigen:

(A) Betreffend Vertragsverletzungen oder wesentlicher Pflichtverletzungen
a. Der RO hat eine Vertragsverletzung gemäß FFI-Vertrag festgestellt.
b. Der RO hat festgestellt, dass zum Zeitpunkt der Bestätigung eine oder mehrere wesentliche Verletzungen der Pflichten aus dem FFI-Vertrag bestehen und dass angemessene Schritte unternommen werden, um ein zukünftiges Wiederauftreten zu verhindern.

(B) Jeder Verstoß gegen Steuereinbehalts-, Steuerabfuhr- oder Meldeverpflichtungen nach dem FFI-Vertrag wird vom Finanzinstitut durch Nachzahlung der Beträge und Abgabe der entsprechenden Meldungen richtiggestellt.

Die Compliance-Erklärung ist vom FATCA Responsible Officer persönlich abzugeben, die Aufgabe kann nicht delegiert werden. Die Abgabe falscher Erklärungen in Abgabenverfahren ist in den USA strafbar.

Periodische Überprüfung

Die periodische Überprüfung des Compliance-Programms bildet die Grundlage der Compliance-Bestätigung des FATCA Responsible Officers. Nur eine ordnungsgemäß durchgeführte Prüfung des Compliance-Programms kann sicherstellen, dass der FATCA Responsible Officer keine unrichtige Compliance-Erklärung abgibt.

Es muss also sichergestellt werden, dass die Prüfung sich auf alle wesentlichen Aspekte der FATCA-Compliance erstreckt und mit entsprechender Sachkunde durchgeführt wird, damit alle Vertragsverletzungen und wesentlichen Pflichtverletzungen als solche identifiziert werden.

Möchte der FATCA Responsible Officer die Überprüfung selbst vornehmen, bedeutet das für ihn einen erheblichen Zeitaufwand, insbesondere wenn ihm keine einschlägig geschulten Mitarbeiter zur Seite stehen, an die er die Überprüfung gesamt oder zumindest einzelne Prüfschritte delegieren kann.

Der FFI-Vertrag sieht ausdrücklich vor, dass mit der Prüfung auch Dritte betraut werden können. Bei richtiger Auswahl eines externen Prüfers kann sichergestellt werden, dass die Prüfung aufgrund der einschlägigen Fachkenntnisse inhaltlich allen Anforderungen entspricht, methodisch effizient durchgeführt wird und bei der Behebung festgestellter Mängel entsprechende Unterstützung besteht.

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