Ordnung im Archiv | KPMG | AT
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Ordnung im Archiv

Ordnung im Archiv

Die elektronische Archivierung von Rechnungen bringt Vorteile wie Platz- und Kosteneinsparungen mit sich. Werden allerdings elektronisch abgespeicherte Eingangs- bzw Ausgangsrechnungen falsch archiviert, kann der Vorsteuerabzug aberkannt werden. Die Finanz steht auf dem Standpunkt, dass es technisch nicht möglich sein darf, elektronisch archivierte Rechnungen nachträglich zu ändern oder zu löschen.

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Dimensionen - Schwerpunkt Risikomanagement - Ordnung im Archiv

Die elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Informationen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechniken wesentlich besser zur Informationsverwaltung geeignet sind als die herkömmliche Vorgehensweise mit Papier und Aktenordnern. Immer mehr Information entsteht digital, die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments.

Vorteile der elektronischen ­Archivierung

  • Sekundenschneller und ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen
  • Vermeidung redundanter Daten- und Dokumentbestände
  • Strukturierte, revisionssichere und Compliance-konforme Aufbewahrung von Dokumenten
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung der Abläufe
  • Berechtigungen sichern den Zugriff zB nach Sachgebieten, bestimmten Dokumentarten und Bearbeitungsfunktionen
  • Kosten- und Platzersparnis

Anforderungen an eine ­Archivierungssoftware

Voraussetzung für das Vorliegen einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden elektronischen Rechnung ist, dass die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind.

Es gibt keine detaillierten Vorschriften für eine ordnungsmäßige Archivierung. Daher sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) heranzuziehen, um die Ordnungsmäßigkeit eines Archivierungssystems zu beurteilen.

Für die ordnungsmäßige und revisionssichere Archivierung ist die Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitskriterien im Archivierungssystem selbst sicher zu stellen. Das gilt ebenso für ein angemessenes Internes Kontrollsystem (IKS) und für die entsprechende Dokumentation.

Eine revisionssichere Archivierung wäre zB durch die Verwendung von einmalbeschreibbaren Datenträgern (WORM) möglich. Die Verwendung von WORMs ist jedoch teuer und langsam. Weiters ist eine elektronische Archivierung auch mittels neueren Archivierungssystemen ohne Verwendung von WORM möglich, sofern diese revisionssicher implementiert sind.

Bei mangelhafter Implementierung kann es jedoch sein, dass diese von der Finanz nicht akzeptiert werden, wenn die Löschung oder nachträgliche Änderung von Daten mit bestimmten Mitteln möglich ist. Dadurch besteht das latente Risiko, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung aufgrund einer nicht revisionssicheren Implementierung der Verlust des Vorsteuerabzugs droht.

Zusätzlich sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

  • Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts bei der elektronischen Archivierung zB mittels eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Umgang mit Daten, die keine klassischen Buchungsinformationen, aber dennoch wichtige Informationen enthalten
  • Keine Regel ohne Ausnahme! Aufbewahrung im Original von bestimmten Dokumenten
  • Versand von Duplikaten bzw Kopien
  • Lesbarkeit der Datenträger (digitales Vergessen)
  • Revisionssicherer Datenexport

10 Grundsätze der Archivierung

Rechtlich ist elektronische Archivierung unproblematisch. Fallen lauern in steuerlichen Bestimmungen, in der Ausgestaltung des Internen Kontroll-systems und in Dokumentationspflichten. Diverse gesetzliche Vorschriften (ua GOBS, BAO) zur elektronischen Archivierung lassen sich in zehn Grundsätzen zusammenfassen, siehe dazu die Abbildung rechts.

Erfüllung der Anforderungen

Doch wie wird nun sichergestellt, dass die Grundsätze eingehalten werden? Unsere Experten analysieren, welche Maßnahmen zur Sicherstellung einer ordnungsmäßigen und revisionssicheren Belegarchivierung erforderlich sind, beurteilen die Angemessenheit und Revisionssicherheit und empfehlen erforderliche Implementierungsmaßnahmen. Ebenso werden die Entwicklungen auf EU-Ebene und weltweite Länderspezifika in Analysen miteinbezogen.

10 Grundsätze der Archivierung

Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.

Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.

Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.

Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.

Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.

Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.

Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.

Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.

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