Eine verlässliche Stütze | KPMG | AT

Eine verlässliche Stütze

Eine verlässliche Stütze

Eine große Anzahl von Unternehmen nutzt bereits Shared Service Center, um in den Bereichen Human Resources, Informationstechnologie, Beschaffung oder Finanz- und Rechnungswesen, Prozesse zu vereinheitlichen, zu bündeln und vor allem Kosten zu sparen. Diese Entwicklung macht auch vor den Wirtschaftsprüfern nicht Halt.

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KPMG Dimensionen - Schwerpunkt Audit 4.0 - Shared Service Center

Die Vereinheitlichung der Prüfungsstandards, Prüfungsprozesse und der eingesetzten Tools eröffnet auch in der Abschlussprüfung die Möglichkeit zur Einrichtung von zentralen Serviceabteilungen. Nahezu alle großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften arbeiten inzwischen mit Shared Service Centern unterschiedlicher Ausgestaltung und Größenordnung. Eine Entwicklung, die einerseits Effizienzgewinne ermöglicht, andererseits aber auch von den Aufsichtsbehörden mit kritischem Blick beobachtet wird.

Nah und fern

Wie bei international tätigen Unternehmen stellt sich in der Wirtschaftsprüfung die Frage, an welchem Ort ein Shared Service Center eingerichtet werden soll: „Offshore“ in mehr oder weniger weit entfernten Niedriglohnländern – mit höherer Kostenersparnis, aber zunehmendem Komplexitätspotenzial – oder „Onshore“, wo sich die Kostenersparnis vor allem aus der Routine und damit der Effizienz in der Abarbeitung der Aktivitäten ergibt. Im Vergleich zu anderen Unternehmen bestehen in der Abschlussprüfung in diesem Bereich zusätzliche Herausforderungen, etwa der verantwortungsvolle Umgang mit Kundendaten, die oft auch aus gesetzlichen Gründen nicht außerhalb des Landes gebracht werden dürfen, oder großteils anspruchsvollen Aufgaben, die sich nur zu einem kleinen Teil tatsächlich standardisieren lassen. Das aktuelle Bild zeigt nach Ländern und Gesellschaften zum Teil unterschiedliche Umsetzungen. Generell tendieren zentraleuropäische Länder eher zu Onshore- oder Nearshore-Lösungen, während in den anglo-amerikanischen Ländern eher Offshore-Shared Service Center Anwendung finden.

Auswahl des Modells

Für die Nutzung von Shared Service Centern bestehen zwei grundsätzliche Modelle: das prozessbasierte Modell sowie das Team Extension-Modell. Bei Ersterem werden in der Kernzuständigkeit (Prüfungs-)Tätigkeiten in standardisierter Form definiert, die bei den meisten Prüfungen vergleichbar ablaufen und wenig Interaktion mit dem auftraggebenden Prüfungsteam erfordern. Dafür eignen sich insbesondere wenig komplexe Prüfungshandlungen, für deren Durchführung kaum kundenspezifische Kenntnisse notwendig sind.

Beim Team Extension-Modell sind Mitarbeiter des Service Centers den Prüfungsteams für die Dauer eines Auftrags zugeordnet, um unter Anleitung und Monitoring des Prüfungsteams zugewiesene Aufgaben zu verrichten. In der Praxis bestehen auch Hybrid-Modelle, die neben standardisierten auch nicht standardisierte Tätigkeiten ermöglichen („Wild Card“).

Nutzen und Herausforderungen

Während bei Offshore-Modellen die günstigeren Personalkosten im Vordergrund stehen, kommen bei On- und Nearshore-Modellen vor allem die übrigen Vorteile von Shared Service Centern zur Geltung. Diese ergeben sich in erster Linie daraus, dass prozessbasierte Aufgaben konsistenter abgearbeitet werden und die damit verbundenen Lernkurven-Effekte zu einer höheren Effizienz bei einer geringeren Fehleranfälligkeit führen. Der intensive Know-how-Austausch in einem zentralisierten Team ermöglicht zudem die Implementierung neuer Tätigkeiten in kürzerer Zeit und bei geringerem Schulungsaufwand.

Für die Prüfungsteams bedeutet dies qualitativ hochwertige Unterstützung bei Standardaufgaben und damit mehr Zeit für kundenspezifische Tätigkeiten. Dies ermöglicht es, sich stärker komplexen Themen und der Interaktion mit dem Kunden zu widmen und einen Mehrwert aus der Prüfung zu schaffen. Dem steht ein gewisses, vor allem von Aufsichtsbehörden in Zusammenhang mit Offshore-Modellen vermutetes, Risiko gegenüber, dass die zu stark standardisierte Bearbeitung von Prüfungsaufgaben zu Qualitätseinbußen führen kann.

Das KPMG Audit Delivery Center

KPMG Österreich hat vor vier Jahren mit der Einführung eines Service Centers mit der Bezeichnung „Audit Delivery Center“ (kurz „ADC“) begonnen und es stetig weiterentwickelt. Mittlerweile ist das ADC ein fixer Bestandteil im laufenden Prüfbetrieb. Es handelt sich um ein Onshore-Modell mit bis zu zwanzig Mitarbeitern, die zwischen November und April alle KPMG Standorte in Österreich vor allem mit Leistungen im Zusammenhang mit Abschlussprüfungen unterstützen. Das Team führt rund 25 definierte, über ein Ticket-System bestellte, Dienstleistungen durch, wie beispielsweise die Einholung von Bestätigungen von Banken, Kunden oder Lieferanten und deren Vergleich mit den Salden aus der Buchhaltung.

Die Teammitglieder analysieren Journalbücher, ziehen Stichproben nach vorgegebenen Kriterien und übernehmen administrative Tätigkeiten bei Konzernprüfungen mit vielen ausländischen Tochterfirmen. Sie verfügen über eine hohe Spezialisierung im technischen Bereich und sind in der Lage, effizient große Datenmengen zu importieren, die sie aufbereiten und nach entsprechenden Vorgaben analysieren. Die Würdigung und weitere Verarbeitung der Ergebnisse liegen in der Verantwortung des Auftraggebers, also des Prüfungsteams. Um eine konstante Auslastung über das gesamte Jahr zu erreichen, übernimmt das ADC in prüfungsschwächeren Zeiten klassische Backoffice-Tätigkeiten, Recherche-, Schreib-, und Abstimmarbeiten und unterstützt den Beratungsbereich bei ressourcenintensiven Sonderprojekten.

Bei der Rekrutierung von Mitarbeitern für das ADC setzen wir auf breite Kompetenzen der Bewerber. Zum Beispiel leisten IT-affine Mitarbeiter wertvolle Unterstützung für Prüfungsteams im Bereich Data & Analytics. Viele der Mitarbeiter lassen sich von der Abschlussprüfung begeistern und beginnen eine einschlägige Berufsausbildung, häufig im berufsbegleitenden Studium. Auf diese Weise dient das ADC nicht nur der effizienten Prüfungsdurchführung, sondern auch der Ausbildung künftiger Wirtschaftsprüfer.

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