Darauf kann man sich verlassen

Darauf kann man sich verlassen

Jede Information im Jahresabschluss steht am Ende eines Prozesses. Der Bestellung eines Kunden folgt die Lieferung und letztendlich die Erfassung des Geschäftsfalles als Forderung und Umsatzerlös. Die Ausgestaltung der Geschäftsprozesse und die implementierten Kontrollaktivitäten spielen dabei eine wesentliche Rolle für die verlässliche Finanzberichterstattung. Ein Thema, das auch für Abschlussprüfer große Bedeutung hat.

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Prozessorientiert versus ergebnisorientiert

Mit Abgabe des Testats auf einen Abschluss wird bestätigt, dass der geprüfte Abschluss den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Dazu müssen die Prüfungshandlungen so gestaltet werden, dass ausreichende und angemessene Nachweise darüber erlangt (und dokumentiert) werden können, dass der Abschluss keine (wesentlichen) Fehler enthält. Prüfungsnachweise zur Erreichung der Prüfungsziele, wie zB das Bestehen der Forderungen und der Umsatz-erlöse, können entweder durch substanzielle Prüfungshandlungen, wie beispielsweise eine umfangreiche Saldenbestätigungsaktion oder einen ausgedehnten Cut-Off-Test erlangt werden. Alternativ dazu ist es möglich, einen verstärkten Fokus auf die zugrunde liegenden Prozesse zu legen und die Kontrollen zu prüfen, die die Erreichung des Prüfungsziels sicherstellen. Der Three-Way-Match (Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung) oder eine automatische Umsatzrealisierung könnten beispielsweise als geeignete Kontrolle zur Prüfung des Bestehens der Forderungen und Umsatzerlöse herangezogen werden.

Oftmals ist es darüber hinaus nicht möglich, dass der Abschlussprüfer durch substanzielle Prüfungshandlungen bzw durch Stichprobenprüfungen alleine ausreichende Prüfungsnachweise für die Abgabe des Prüfungsurteils erhält. Dies kann insbesondere im Bereich von Massentransaktionen der Fall sein. Beispielhaft können hier der Telekommunikationsbereich, Energieversorger, Banken oder auch Versicherungen angeführt werden, deren Geschäftsprozesse wesentlich von einer Vielzahl von automatischen Transaktionen geprägt sind. Prozessorientierte Prüfung bedeutet somit einen Fokus auf die wesentlichen rechnungslegungsrelevanten Prozesse und Kontrollen zu legen, um Prüfungsnachweise verstärkt durch die Prüfung dieser Kontrollen zu erhalten. Dies ermöglicht, die substanziellen bzw stichprobenartigen Prüfungshandlungen zu reduzieren.

Das alles ist nicht neu und schon längst Teil der nationalen und internationalen Prüfungsstandards. Neu ist jedoch, dass zahlreiche Unternehmen in den letzten Jahren viel in die Verbesserung ihrer Prozesse und internen Kontrollen investiert haben und sich daraus für Abschlussprüfer weitere Möglichkeiten zur Anwendung des kontrollorientierten Prüfungsansatzes ergeben. Möglichkeiten, die zunehmend genutzt werden.

Neue Herangehensweise

Die „Evolution“ im Bereich des kontroll-orientierten Prüfungsansatzes umfasst im Wesentlichen folgende Punkte:

1. Gezielte Auswahl der relevanten Kontrollen für das jeweilige Prüfziel – mit Fokus auf automatische Kontrollen (IT Application Controls)

Einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren der effizienten Abschlussprüfung ist es, aus der oftmals großen Anzahl bestehender Kontrollen jene zu identifizieren, die den besten Prüfungsnachweis für den jeweiligen Abschlussposten liefern (relevante Kontrollen). Häufig sind dies nicht prozessimmanente, sondern nachgelagerte oder übergeordnete Kontrollen. Ein Beispiel dafür wäre ein monatlicher Review des Status und der Mitkalkulation aller wesentlichen Projekte bei einem Anlagenbau-Unternehmen. Soweit die Kontrollen nicht durch Menschen „manuell“, sondern durch Funktionalitäten der bestehender Software erfolgen (sogenannten IT Application Controls), wird diesen der Vorzug gegeben.

2. Verwendung der vom Unternehmen erstellten Kontrolldokumentation

Auch wenn die europäischen Unternehmen ihre Kontrolldokumentation meist nicht am US-Standard („SOX“) ausrichten, verfügen sie über eine umfassende Dokumentation ihrer wesentlichen Prozesse und Kontrollen sowie über die tatsächliche Durchführung der Kontrollen. Für Prüfer bedeutet dies, dass sie unmittelbar auf diese Dokumentation aufsetzen und daraus die relevanten Kontrollen identifizieren. Dies erspart das ansonsten oft zeitraubende Erheben der Kontrollen. Die vorhandene Dokumentation der Durchführung der Kontrollen ist eine notwendige Voraussetzung für die Prüfung ihrer Wirksamkeit durch den Abschlussprüfer.

3. Einbeziehung der vom Unternehmen (oder externen Prüfern) durchgeführten Kontrolltests

Jedes wirksame IKS erfordert auch die Prüfung („monitoring“) seiner Wirksamkeit. Die Unternehmen sind daher gefordert (und führen das auch in zunehmendem Ausmaß durch), ihre Kontrollen zu testen. Die Prüfungsstandards erlauben es, diese internen Tests im bestimmten Umfang zu verwenden. Besonders dann, wenn sie von einem unabhängigen Dritten oder dem Internal Audit durchgeführt werden.

4. Zusammenarbeit mit dem Internal Audit

Nicht zuletzt kann die Zusammenarbeit mit dem Internal Audit eines Unternehmens sowohl für das Unternehmen als auch für Abschlussprüfer wesentliche Vorteile bringen. Die Innenrevision vieler Unternehmen bezieht in zunehmendem Maß die Prüfung der internen Kontrollen über die Finanzberichterstattung in ihre Prüfungstätigkeit ein. Eine Schnittmenge, bei der eine Abstimmung und Arbeitsteilung zu einer Win-Win-Situation führen kann.

Als Vorteile eines prozess- und kontrollorientierten Prüfungsansatzes können jedenfalls angeführt werden, dass sich die Abschlussprüfung durch das Vorziehen der Kontrollprüfung in die Vorprüfung effizienter gestaltet und auch die Hauptprüfungszeit entlastet wird. Darüber hinaus kann der Abschlussprüfer Feedback zu Prozess- und Kontrollaktivitäten geben und auf diese Art und Weise einen Mehrwert für das geprüfte Unternehmen schaffen.

Keine Prüfung des gesamten IKS

Wesentlich im Zusammenhang mit der prozess- und kontrollorientierten Prüfung ist, dass der Abschlussprüfer nicht das gesamte IKS des Unternehmens einer Prüfung unterzieht, sondern nur jene ausgewählten Kontrolltätigkeiten, die zur Erlangung ausreichender Prüfungsnachweise zur Abgabe eines Prüfungsurteils notwendig sind. Aus diesem Grund kann im Bestätigungsvermerk kein Prüfungsurteil zur Wirksamkeit des internen Kontrollsystems der Gesellschaft abgeben werden.

Sofern jedoch Kontrollschwächen im Prüfungsablauf zutage treten, werden diese je nach Wesentlichkeit als Verbesserungsvorschlag (Management Letter-Punkt) oder in der formalen Form der Redepflicht gemäß § 273 UGB entsprechend kommuniziert.

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