Mehr Vernetzung

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Innovative Technologien ermöglichen auch eine neue Dimension der Zusammenarbeit – Stichwort Collaboration – zwischen Abschlussprüfern, Klienten und Unternehmensorganen. Sie unterstützen die laufende Interaktion, bringen mehr Transparenz in die Prozesse und ermöglichen ein effizientes Projektmanagement in der Abschlussprüfung.

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KPMG Dimensionen - Schwerpunkt Audit 4.0 - Collaboration

In den vergangenen Jahren kam es bereits zu vielen Änderungen in der Art und Weise, wie Prüfungsteams und Kunden miteinander kommunizieren und interagieren. Gründe dafür sind nicht nur geänderte Prüfungsstandards, sondern auch neue technologische Möglichkeiten. Dabei geht es einerseits um den Datenaustausch und die Bereitstellung von Unterlagen durch die Unternehmen an den Abschlussprüfer, andererseits aber auch um die Kommunikation zwischen Prüfer und geprüftem Unternehmen über Status und Ergebnis der Prüfung bis hin zur Präsentation der Schwerpunkte und Ergebnisse der Abschlussprüfung an den Prüfungsausschuss und den Aufsichtsrat. Das klare Ziel liegt darin, allen Beteiligten noch mehr Transparenz über die wesentlichen Prüfungsthemen sowie den Stand der Abwicklung der Prüfung und einen rascheren Zugriff auf wichtige prüfungsrelevante Informationen zu ermöglichen.

Aktive Zusammenarbeit

Das betrifft zunächst einmal den sicheren und effizienten Daten- und Informationsaustausch. Ab 2017 ermöglicht bei KPMG die Smart Audit Plattform KPMG Clara die Übertragung von Daten und den Austausch gewonnener Erkenntnissen über eine nach sinnvollen Kriterien strukturierte gemeinsame Projektplattform. Diese Plattform bietet allen Beteiligten Informationen über das Prüfungsteam, dessen Kontaktdaten und Aufgabenteilung, die „prepared by client“-Liste und den Stand der bisher übermittelten Unterlagen oder den Status der noch ausstehenden Berichte von Prüfern ausländischer Tochtergesellschaften. Data Upload-Funktionalitäten ermöglichen einen sicheren und effizienten Datentransfer vom Unternehmen zum Prüfer.

Collaboration geht aber weit über Kommunikation und Datentransfer hinaus. Eine wesentliche Funktionalität neuer Tools liegt in der Unterstützung des Projektmanagements. Der im Tool abgebildete Zeitplan, definierte Meilensteine, automatisierte Erinnerungen und übersichtliche Statistiken zum Projektstand bilden eine robuste Basis für ein effektives Projekt- und Zeitmanagement. Eine Funktion, die besonders bei einer Erstprüfung nach einem Prüferwechsel dazu beiträgt, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Eine weitere Unterstützung für ein erfolgreiches Projektmanagement bildet ein elektronischer „Issues Log“, der alle wesentlichen offenen Punkte aus der Prüfung und den Status ihrer Abarbeitung enthält. Auch hier mit dem Ziel, möglichst hohe Transparenz über den Stand der Prüfung zu schaffen.

Prüfung der Fortschritte

Besondere Bedeutung kommt bei Konzernprüfungen der Zusammenarbeit zwischen Konzernprüfern und Prüfern von Tochtergesellschaften zu. Moderne Plattformen ermöglichen in diesem Bereich eine integrierte Zusammenarbeit. Dazu gehören die Vorgabe von Prüfungsinstruktionen und -programmen an die beteiligten Prüfer, die laufende Verfolgung des Prüfungsfortschritts bei den Tochtergesellschaften, ein kontinuierlicher Informationsaustausch zwischen Konzern- und Tochterprüfern wie auch eine effiziente Zusammenfassung und Darstellung der von den jeweiligen Prüfern gemeldeten Ergebnisse. Darüber hinaus gewährleisten sie Zugriff für die geprüften Unternehmen auf relevante Dokumente wie einschlägige Fachartikel, Insights in Rechnungslegungsfragen oder Thought Leadership-Informationen.

In Zukunft sollen diese Plattformen auch zur Information an den Prüfungsausschuss und Aufsichtsrat dienen, beispielsweise durch die Bereitstellung von Dokumenten wie den Prüfbericht oder den in der EU-Abschlussprüfungs-Verordnung vorgesehenen zusätzlichen Bericht an den Prüfungsausschuss und Aufsichtsrat. Bereits jetzt sieht das einschlägige Fachgutachten der Kammer der Wirtschaftstreuhänder vor, dass Prüfberichte nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch übermittelt werden können.

Einfach und standortunabhängig

Auf Seite des geprüften Unternehmens erfordern Plattformen dieser Art in der Regel keine zusätzliche Software. Der Zugriff erfolgt einfach über eine mit einem flexiblen Berechtigungskonzept gesicherte Online-Webseite. Das individuell gestaltbare Berechtigungskonzept stellt sicher, dass die relevanten Informationen ausschließlich dem jeweiligen Adressatenkreis zur Verfügung stehen.

Der Innovationsprozess wird auch in den nächsten Jahren weitergehen. Integration und weitere Vernetzung bestehender Tools werden neue Möglichkeiten mit sich bringen, mit dem Ziel, zusätzliche Funktionalitäten zu integrieren und die Kommunikation und das Projektmanagement damit weiter zu optimieren – ein wesentlicher Eckpfeiler von Audit 4.0.

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