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Tax News: Neues zur Registrierkassenpflicht

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Mit 01.01.2016 tritt die sog Registrierkassenpflicht in Kraft, die ab dem 01.01.2017 auch durch ein sog geschlossenes Gesamtsystem (das mit mehr als 30 Registrierkassen verbunden sein muss) erfüllt werden kann. Ab dem 01.01.2017 müssen die Registrierkassen bzw geschlossenen Gesamtsysteme manipulationssicher sein. Zu diesen Bestimmungen liegt nun auch der Erlass des BMF vor. Ab 01.01.2017 ist bei Registrierkassen eine qualifizierte Signatur, bei geschlossenen Gesamtsystemen hingegen nur eine einfach Signatur erforderlich. Unternehmen, die mehr als 30 Registrierkassen einsetzen, sollten daher möglichst rasch Überlegungen anstellen, welche der beiden möglichen Lösungen sie einsetzen wollen. KPMG unterstützt Ihr Unternehmen gerne bei der Systemauswahl und Implementierung, aber auch bei der Erstellung des für geschlossene Gesamtsysteme erforderlichen Gutachtens.

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Gemäß Artikel 8 „Änderungen der Bundesabgabenordnung“ des Steuerreformgesetzes 2015/2016 (BGBl I 118/2015) treten mit 01.01.2016 die Verpflichtung zur einzelnen Erfassung aller Bareinnahmen mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem (kurz: Registrierkasse) (§ 131b Abs 1 BAO) und die Belegerteilungsverpflichtung für Barzahlungen (§ 132a Abs 1 bis 7 BAO) in Kraft. Die Verpflichtung, dass diese elektronischen Aufzeichnungssysteme durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation geschützt sein müssen (§ 131b Abs 2 BAO), tritt hingegen erst mit 01.01.2017 in Kraft. Der Erlass des BMF zur Einzelaufzeichnungs- , Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht vom 12.11.2015 sowie die Registrierkassensicherheits-Verordnung regeln die dabei zu beachtenden Kriterien und Details.

Sowohl bei Registrierkassen als auch bei sog geschlossenen Gesamtsystemen wird die Manipulationssicherheit durch einer Verkettung der einzelnen Barumsätze erreicht. Bei Verwendung einer Registrierkasse (außerhalb eines geschlossenen Gesamtsystems) erfolgt diese Verkettung mittels einer qualifizierten Signatur einer Signaturerstellungseinheit ua auf Basis eines qualifizierten Signaturzertifikates. Bei geschlossenen Gesamtsystemen ist die Manipulationssicherheit hingegen mit Hilfe einer Verkettung der mittels einer einfachen Signatur elektronisch signierten Barumsätze herbeizuführen.

Unternehmer, die mehr als 30 Registrierkassen einsetzen, sollten daher möglichst rasch Überlegungen anstellen, welche der beiden möglichen Lösungen – Registrierkasse oder geschlossenes Gesamtsystem – sie einsetzen wollen, um rechtzeitig die erforderlichen Schritte setzen zu können und, zB den Feststellungsbescheid beantragen zu können.

Die Bestimmungen über die geschlossenen Gesamtsysteme (§ 131b Abs 4 BAO) gelten ab dem 01.01.2017. Ein geschlossenes Gesamtsystem ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem, in welchem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs-, und Kassensysteme (bei Dienstleistungsunternehmen jedenfalls das Buchhaltungs-, und Kassensystem) lückenlos miteinander verbunden sind und das mit mehr als 30 Registrierkassen verbunden ist. Einen Überblick betreffend das Inkrafttreten sowie die Definitionen der Registrierkassen und der geschlossenen Gesamtsysteme sowie weitere Details entnehmen Sie bitte auch dem Beitrag im Tax News 10/2015 und dem beiliegenden Folder.

Bereits ab dem 01.01.2016 gelten für die erforderlichen elektronischen Registrierkassen die Anforderungen der Kassenrichtlinie 2012. Daher sind zumindest die Einrichtung von Datenerfassungsprotokollen und „Einrichtungen nach §131 (2) und (3) BAO“ zur vollständigen und richtigen Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsfälle sicher zu stellen.

Einzelheiten zur technischen Sicherheitseinrichtung, zu den geschlossenen Gesamtsystemen sowie zu den zusätzlichen Belegmerkmalen (§ 132a Abs 8 BAO) sind im Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht vom 12.11.2015 sowie in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) enthalten, die derzeit in einem finalen Entwurf vorliegt. Seitens des Bundesministeriums für Finanzen erfolgte eine technische Notifikation der RKSV entsprechend der Richtlinie 98/34/EG. Die finale Verordnung wird nach Ablauf der 3- monatigen Notifikationsfrist veröffentlicht.

Für Registrierkassen ohne geschlossenes Gesamtsystem einerseits und für Registrierkassen im Rahmen eines geschlossenen Gesamtsystems andererseits bestehen unterschiedliche rechtliche Anforderungen, die wir nachfolgend zusammenfassen:

Zur Gewährleistung der Manipulationssicherheit bei Registrierkassen ist die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch kryptographische qualifizierte Signatur jedes einzelnen Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit zu gewährleisten und die Nachprüfbarkeit durch Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen sicherzustellen (§ 131b Abs 2 BAO). In die Signaturerstellung ist gemäß § 9 Abs 2 RKSV ua die Kassenidentifikationsnummer (das ist das über FinanzOnline an die Finanzverwaltung zu meldende Kennzeichen einer Registrierkasse) einzubeziehen. Die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen wird durch die Signierung der wesentlichen Barumsatzdaten verknüpft mit Kontrolldaten der Registrierkasse (Umsatzzähler, Signatur des Vorumsatzes) sichergestellt. Durch die Verkettung der Barumsätze werden Manipulationen der Aufzeichnungen sichtbar.

In geschlossenen Gesamtsystemen ist die Manipulationssicherheit hingegen mit Hilfe einer Verkettung der mittels einer einfachen Signatur elektronisch signierten Barumsätze herbeizuführen. Die Softwarekomponente, die diese Verkettung durchführt, ist im gesetzlich vorgeschriebenen Gutachten zu identifizieren. Anstelle der Seriennummer des Signaturzertifikates ist der Ordnungsbegriff des Unternehmens zu verwenden.

Weiters sieht die RKSV für geschlossene Gesamtsysteme – im Vergleich zu Registrierkassen ohne geschlossenes Gesamtsystem – eine administrative Erleichterung bei der Registrierung der Kassen dahin gehend vor, dass nicht für jede Registrierkasse eine gesonderte Kassenidentifikationsnummer erforderlich ist, sondern dass einer Kassenidentifikationsnummer auch mehrere Registrierkassen mit einem gemeinsamen Datenerfassungsprotokoll zugeordnet werden dürfen.

Unternehmer, die ein geschlossenes Gesamtsystem als elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, das mit mehr als 30 Registrierkassen verbunden ist, können gemäß § 131b Abs 4 BAO beim für die Erhebung der Umsatzsteuer zuständigen Finanzamt den Antrag auf Erlassung eines Feststellungsbescheides stellen, in dem das Finanzamt die Manipulationssicherheit bestätigt. Grundlage für die Erlassung dieses Bescheides ist ein dem Antrag beizuschließendes Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen, in dem das Vorliegen sowohl der technischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems als auch der organisatorischen Maßnahmen und Verantwortlichkeiten die die Manipulationssicherheit sicher stellen, bescheinigt wird. Derartige Anträge können bereits ab 01.01.2016 unter Anschluss des Gutachtens gestellt werden, Bescheide darüber werden jedoch erst ab 01.07.2016 mit Wirkung ab 01.01.2017 erlassen.

Die KPMG unterstützt Ihr Unternehmen gerne mit der Erstellung des Gutachtens, aber auch bei der Systemauswahl und Implementierung.

Verwenden mehrere wirtschaftlich (zB vertikales Vertriebsbindungssystem, Franchising) oder im (auch staatenübergreifenden) Konzern gemäß § 244 UGB verbundene Unternehmer gemeinsam ein geschlossenes Gesamtsystem, kann dieses Gutachten, dessen Kosten vom Unternehmer zu tragen ist, von mehreren Unternehmern ihrem Antrag auf Erlassung eines Feststellungsbescheides zu Grunde gelegt werden. Mit positivem Feststellungsbescheid gilt die gesetzliche Vermutung des § 163 Abs 1 BAO für die Ordnungsmäßigkeit der Losungsermittlung der Barumsätze im jeweiligen geschlossenen Gesamtsystem.

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