Tax News: Neuerungen iZm der Rechnungserstellung ab 1.1.2013

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Das Jahr 2013 bringt viele Änderungen im Bereich der umsatzsteuerlichen Rechnungserstellung mit sich. Im Folgenden erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Neuerungen sowie praktische Handlungsempfehlungen.

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1. Elektronische Rechnungen ab 2013

Mit dem AbgÄG 2012 setzte der österreichische Gesetzgeber die in der Richtlinie 2010/45/EU vorgesehenen Änderungen hinsichtlich der Rechnungsausstellungsvorschriften um. Damit kommt es zur Gleichstellung elektronischer Rechnungen mit Papierrechnungen; ab dem 1.1.2013 werden elektronische Rechnungen grundsätzlich anerkannt. Außer der Zustimmung zur elektronischen Rechnungsausstellung durch den Rechnungsempfänger wird es künftig keine weiteren Formalanforderungen mehr geben.

§ 11 Abs 1a UStG idF AbgÄG 2012 definiert eine elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Voraussetzungen für die Qualifikation als Rechnung iSd UStG sind die Gewährleistung der Echtheit ihrer Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und ihrer Lesbarkeit.

Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmers oder des Ausstellers der Rechnung. Praktisch muss der die Rechnung erhaltende Unternehmer geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicher sein zu können, dass es sich bei dem die Rechnung ausstellenden Unternehmen tatsächlich um den Leistungserbringer bzw seinen Vertragspartner handelt. Zu überprüfen sind daher insbesondere - so wie bereits bisher - die allgemeinen Unternehmensdaten (Adresse, UID-Nummer, Bankverbindung) sowie – als Neuerung durch die elektronische Rechnung – die E-Mailadresse, von welcher die Rechnung versandt wurde.

Unter Unversehrtheit des Inhalts versteht der (Richtlinien-) Gesetzgeber, dass der erforderliche Rechnungsinhalt nicht geändert wurde (es ist damit nicht die Korrektheit des Rechnungsinhaltes gemeint). Die Unversehrtheit des Inhalts ist aus praktischer Sicht eine Frage der Archivierung der Rechnung: der Rechnungsaussteller muss Sorge dafür tragen, dass die Rechnung einerseits sein Unternehmen korrekt verlassen hat und keine Änderungen vorgenommen werden können (bzw allfällige Änderungen jedenfalls ersichtlich sind!), andererseits aber auch in einem Format gespeichert wird, in dem die Unveränderlichkeit sichergestellt ist.

Gewährleistung der Lesbarkeit bedeutet, dass die Rechnung vom Menschen lesbar sein muss.

a) Gewährleistung der Voraussetzungen mittels innerbetrieblichem Steuerungsverfahren

Die obig genannten Voraussetzungen der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts müssen bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (damit über einen Zeitraum von 7 Jahren) mittels eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens gewährleistet sein, welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Lieferung/Leistung schaffen soll:

Ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren ist ein Kontrollverfahren, das der leistende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinem Zahlungsanspruch bzw der die Leistung empfangende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Die konkrete Umsetzung des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens kann dabei vom Unternehmer frei gewählt werden – dies kann entweder im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber zB auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (zB Abgleich mit der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, etc). Entscheidend ist die Verknüpfung zwischen der Lieferung/Leistung und der Rechnung. Wie auch bisher sind daher Rechnungen in Bezug auf ihre inhaltliche Richtigkeit zu überprüfen: welchem Auftrag liegt die Rechnung zugrunde, entspricht die Qualität der gelieferten Ware bzw der erbrachten Leistung dem in Rechnung gestellten Betrag, etc. Diese Überprüfung ist entsprechend zu dokumentieren (etwa indem der zuständige Sachbearbeiter die Überprüfung der Rechnung (elektronisch) kennzeichnet und die überprüfte und gekennzeichnete Rechnung dann entsprechend archiviert wird).

b) Mittels EDI-Verfahren erstellte oder mit qualifizierter elektronischer Signatur versehene Rechnungen

Für elektronische Rechnungen, die mit einer elektronischen Signatur iSd § 2 Z 3 lit a – d) Signaturgesetz, also einer sogenannten „qualifizierten elektronischen Signatur“ versehen sind, gelten die obig dargestellten Voraussetzungen jedenfalls als erfüllt.

Bei einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ gelten die Voraussetzungen als erfüllt, wenn die Signaturprüfung über den von der RTR eingerichteten Signaturprüfdienst oder eine vergleichbare ausländische Stelle erfolgt.

Bei Rechnungen, die durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gem Art 2 Anhang 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 übermittelt wurden, gelten die Voraussetzungen als erfüllt, sofern in der Vereinbarung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und eine Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten. Bei Anwendung eines EDI-Verfahrens ist daher entscheidend, dass zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger eine Vereinbarung in der von der Empfehlung vorgesehenen Form getroffen wird (Anhang 1 der Empfehlung spezifiziert die Vereinbarung über mittels EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen).

Aus praktischer Sicht ist in diesem Zusammenhang auf das "iDOC"-Verfahren hinzuweisen: die Software SAP ermöglicht es, mittels eines eigenen Standards ("iDOC") elektronische Rechnungen auszustellen. iDOC entspricht zwar grundsätzlich den Anforderungen, welche an elektronische Rechnungen gestellt werden, jedoch ist auch in diesen Fällen darauf zu achten, dass eine Vereinbarung über die Rechnungsausstellung mittels iDOC zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger geschlossen wird, welche auch in entsprechend unterzeichneter Form vorliegen muss. Das Vorliegen einer Vereinbarung ist Voraussetzung für die Anerkennung der mittels diesem Verfahren (zB EDI, iDOC) erstellten elektronischen Rechnungen als Rechnung iSd UStG!

c) Praktische Überlegungen

Im Ergebnis sind ab dem 1.1.2013 auch Rechnungen, die per E-Mail, als E-Mail-Anhang oder Web-Download in einem elektronischen (zB als PDF- oder Textdatei) oder einem strukturierten (zB xml) Format übermittelt wurden, als Rechnung iSd UStG anerkannt und berechtigen den Empfänger zum Vorsteuerabzug.

Aus praktischer Sicht sind neben den obig erläuterten Anforderungen, welche letztlich keine wesentlichen Änderungen im Vergleich zur bisherigen Rechnungsprüfung mit sich bringen, insbesondere folgende Aspekte von Bedeutung:

  • Ab dem 1.1.2013 dürfen Rechnungen nicht mehr vorab per E-Mail und anschließend per Post versendet werden. Dies käme aufgrund der grundsätzlichen Anerkennung elektronischer Rechnungen einer doppelten Rechnungsausstellung gleich!
  • Soweit Rechnungen in einem Webportal hinterlegt werden, muss sichergestellt sein, dass nur der erste Download als Rechnung iSd UStG qualifiziert wird. Dies ist zB dadurch zu erreichen, dass ab dem zweiten Download automatisch der Vermerk "Duplikat" auf der Rechnung angebracht wird.
  • Werden elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, empfiehlt sich die Einrichtung einer eigenen E-Mail Adresse. Dadurch können Sie verhindern, dass sich Namenswechsel, Mitarbeiterfluktuationen, etc. negativ auf die elektronische Abrechnung auswirken.

 

2. Sonstige Neuerungen iZm Rechnungen aus umsatzsteuerlicher Sicht

a) Umrechnung von Fremdwährungen

Eine weitere Neuerung im Umsatzsteuerbereich betrifft die Umrechnung von Fremdwährungen:

Auf Rechnungen in Fremdwährungen ist entweder der Steuerbetrag in Euro oder der für den Steuerbetrag anzuwendende Umrechnungskurs anzugeben. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Leistender und Leistungsempfänger denselben Eurobetrag als Umsatzsteuer entrichten bzw. als Vorsteuer geltend machen.

Hierbei soll der vom BMF im Vorhinein auf der Website des Finanzministeriums veröffentlichte Durchschnittskurs ("Zollwertkurs") des jeweiligen Monats bzw der seitens der EZB letzte veröffentlichte Umrechnungskurs maßgebend sein. Alternativ kann die Umrechnung auch zum jeweiligen Tageskurs erfolgen, wenn die einzelnen Beträge durch Bankmitteilungen oder Kurszettel belegt werden.

Soll der Umrechnungskurs im EDV-System hinterlegt und automatisch zur Anwendung gelangen, muss sichergestellt werden, dass Leistender und Leistungsempfänger denselben Kurs verwenden. Die Umrechnung müsste ab dem 1.1.2013 entweder der Kurs zum Leistungsdatum sein bzw, wie obig erläutert, der für den Leistungszeitraum letzte veröffentlichte Durchschnittskurs.

b) Ausstellung von Rechnungen bis zum 15. der Folgemonats

Künftig besteht die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung auch bei der Erbringung von Lieferungen und sonstigen Leistungen ins EU-Ausland.

In Umsetzung unionsrechtlicher Vorgaben hat die Rechnungsausstellung spätestens bis zum 15. Tag des Folgemonats zu erfolgen. Bei Dauerleistungen, die sich auf einen längeren Zeitraum beziehen, ist die Rechnung bis spätestens zum 15. Tag des Folgemonats nach Ende des Abrechnungszeitraumes auszustellen. Die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung bis zum 15. des Folgemonats gilt auch im Fall einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung.

Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten bei Rechnungen über im EU-Ausland ausgeführte Leistungen, für die die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, nicht.

Die Neuregelungen zur Rechnungsausstellung gelten auch im Fall der (teilweisen) Vereinnahmung des Entgelts vor Leistungserbringung. Der Unternehmer ist in diesen Fällen zur Ausstellung einer Anzahlungsrechnung verpflichtet. Für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen ist hingegen keine Anzahlungsrechnung auszustellen.

Die Ausstellung der Rechnungen hat nach den Vorschriften des Ansässigkeitsstaates zu erfolgen.

c) Gutschriftsverfahren

Soll über eine Leistung mittels Gutschriftsverfahren abgerechnet werden, muss auf dem Abrechnungsbeleg auf das Vorliegen einer Gutschrift ("self billing invoice") hingewiesen werden.

Es empfiehlt, sich die Bezeichnungen für die Abrechnung durch den Leistungsempfänger von Rechnungskorrekturen, welche zu einer Minderung der Bemessungsgrundlage führen, eindeutig zu trennen.

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